За день до приобретения «1С:Документооборот 8»
Итак, документооборот вашего предприятия разросся настолько, что нужный документ все сотрудники ищут полдня, а вторую половину дня они заняты разработкой, распечатыванием и подписанием новых документов – это значит, что бумажная волокита у вас достигла своего критического максимума и развивать бизнес некому – все заняты оформлением документации.
Рабочие дни менеджеров по продажам начинаются, продолжаются и заканчиваются тем, что они усиленно чистят свои почтовые ящики, удаляя старые письма от клиентов, так как почтовые ящики переполнены, новые заявки не приходят, клиенты по договорам в работе обижаются, что на их письма с вопросами никто не отвечает, входящая корреспонденция теряется.
Руководитель отдела продаж случайно оставила у автомата с кофе приказ о премировании менеджера Ивановой и теперь пришедшие следом за ней за кофе остальные менеджеры обсуждают, за что это Ивановой решили выдать премию, если все остальные в отделе продаж работают, как водится, лучше, дольше, веселее.
Секретарь директора ненавидит системного администратора, потому что в тот самый момент, когда нужно было срочно распечатать и занести на подпись документ после очередных (в 15-ый раз) правок, принтер выдал системную ошибку и ушел в незаслуженный отпуск.
Юрист самоустранилась даже раньше принтер, прокричав, что она не будет составлять по 25 раз один и тот же договор для работы с юрлицами, т.к. она уже составляла этот договор (и не раз) и не ее вина, что отдел по работе с корпоративными клиентами все время все теряет.
Директор написал на приказе о проведении семинара по обучению сотрудников «К исполнению» и чьи-то фамилии, теперь никто не помнит – чьи, потому что сам приказ безвозвратно утерян секретаршей, пребывающей в печали из-за нелояльного поведения принтера. Те, чьи фамилии были написаны на приказе, все прекрасно помнят, но сдаваться не собираются, так как предпочитают получить процент за обработку новых заявок, а не тратить время на обучение новоприбывших (там не заплатят).
Все понимают, что необходимость в наведении порядка в работе с документами назрела, иначе коэффициент полезного действия сотрудников организации упадет до нуля.
Приобретаем «1С:Документооборот 8»
Самым верным решением для оптимизации работы с документами является приобретение Системы 1С Документооборот.
1С:Документооборот является ECM-системой (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким функционалом для управления документами, бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников. Система включает в себя целый комплекс инструментов для автоматизации совместной работы, процессного учета и управления, управления проектами в организации, в том числе и в режиме удаленного формата. Размер вашего бизнеса, юридическая форма или отраслевая принадлежность для работы системы совершенно не важны, она легко настраивается и адаптируется под задачи любой организации.
Программа позволяет автоматизировать абсолютно все процессы работы с документами, при этом часть процессов система выполняет сама. Так, например, при работе с договорным документами, составляющими основную часть документооборота любой организации, программа не только поддерживает главные процессы договорной работы, но и сама продлевает договоры (если это предусмотрено), контролирует сроки договоров и передачу документов на подпись контрагенту.
Весь функционал уже входит в приобретаемый вами комплект и дополнительной оплаты не требует, даже мобильное приложение, позволяющее работать с программой с планшетов и телефонов является бесплатным. При этом, даже находясь в командировке в труднодоступных для прогресса и интернета местах нашей необъятной Родины, вы можете работать в мобильном приложении в режиме офлайн. А когда вы доберетесь до цивилизации и ближайшего интернет-провайдера, сможете не только осуществить взаимодействие с коллегами, но и отправить им письма прямо с мобильного устройства. А если в командировку уехал сотрудник, в отношении лояльности которого у вас появились некоторые сомнения, можете просто установить ограничение на его подключение к системе через интернет. Вот вернется из командировки, докажет свою преданность фирме, тогда и возвращайте доступ.
Работа с документацией в системе организована в соответствии со всеми актуальными требованиями российского законодательства и национальных стандартов. Нормативные документы, особенно те, которые регулируют сдачу отчетности контролирующим органам, «радуют» владельцев бизнеса частыми изменениями. Для отслеживания всех изменений в законодательстве организации нужен юрист или целый юридический отдел (в зависимости от масштабов бизнеса), благодаря «1С:Документооборот 8» вы сэкономите время вашего юриста, т.к. все шаблоны документов в системе обновляются автоматически.
В программе ведется автоматический учет и контроль всей входящей, исходящей корреспонденции, а также внутренних документов от создания проекта документа до его утверждения. Это значит, что вашим документоведам не нужно создавать отдельные журналы входящей и исходящей корреспонденции и вручную туда все вносить.
До внедрения и после внедрения в работу
предприятия «1С:Документооборот 8».
|
До (под общим названием «Много времени впустую»)
|
После (под общим названием «Экономия времени»)
|
|
1. Много рабочего времени сотрудников тратится на:
- работу с документами в целом; - поиск нужного документа; - согласование и подписание |
1. Удобная разработка по шаблону, хранение, учет, возможность быстрого поиска по базе – все это позволяет не терять ни нужный документ, ни лишнее время.
|
|
2. Важные данные компании из-за общей неразберихи в бумажном документообороте могут стать известны не тому кругу лиц
|
2. Регулирование прав пользователей (можно ограничить доступ к конкретным файлам отдельным сотрудникам)
|
|
3. Сложно наладить контроль над исполнением договоров, особенно если много отделов или филиалов
|
3. Настройка задач и контроль исполнения как по отделам, так и по отдельным сотрудникам
|
|
4. Необходимо тратить время на распределение задач по подготовке мероприятия, налаживать систему контроля отдельно по каждому мероприятию
|
4. Управление мероприятиями и проектами.
|
|
5. Аналогично предыдущему пункту: много времени на распределение задач и ведение статистики по каждому проекту. Если проект долгосрочный, накапливается документация, осложняя поиск нужного файла
|
5. Электронная подпись позволяет передавать документ в нераспечатанном виде, при этом документ, подписанный электронной подписью, имеет полную юридическую силу.
|
|
6. Разработали документ, распечатали, подписали, отсканировали, переслали, а если еще и правки внесли до подписания при общем обсуждении, тогда снова распечатали, подписали
|
6. Ведение электронного документооборота с контрагентами, клиентами, госорганами (если нужно) и контролирующими инстанциями. В программу встроена полноценная корпоративная почта.
|
|
7. Затруднена унификация документов. Тратится время на заполнение документов по шаблону. Изменились реквизиты, нужно новый шаблон по всем отделам и проследить, чтобы они не забыли этот шаблон использовать и не перепутали со старым.
|
7. В системе учитываются все актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов своевременно автоматически обновляются. В программу встроена типовая методика документооборота, что позволяет вносить в имеющиеся шаблоны свои данные буквально в один клик.
|
В целом результат внедрения «1С:Документооборот 8» в работу предприятия можно охарактеризовать несколькими словами: порядок, удобство, скорость, безопасность.
1С:Документооборот легко объединить с другими решениями 1С:Предприятия, обеспечив автоматическую синхронизацию данных, избавив сотрудников от необходимости переключаться между программами и повторно вводить данные, что опять же позволит сэкономить время на рутинной работе.
Благодаря подключенной к Документообороту Системе взаимодействия пользователи системы с легкостью могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами, устраивать аудио и видеоконференции, вести контекстные обсуждения по поводу конкретных объектов Документооборота, в частности по отдельным документам, мероприятиям и т.д.
Программа выпускается в разных конфигурациях, по общему правилу:
· организациям с несложным документооборотом подойдет 1С:Документооборот ПРОФ;
· 1С:Документооборот КОРП приобретают владельцы среднего и крупного бизнеса;
· 1С:Документооборот для государственных учреждений предназначен для бюджетных организаций и органов государственного управления.
Если у вас остались вопросы по выбору программы, отправьте заявку на нашем сайте и наши специалисты с радостью вас проконсультируют.
«1С:Документооборот 8»: лучшее решение для оптимизации вашего документооборота,эффективно упростит и оптимизирует работу с документами в любой организации.
