За день до приобретения «1С:Документооборот 8»
Итак, документооборот вашего предприятия разросся настолько, что нужный документ все сотрудники ищут полдня, а вторую половину дня они заняты разработкой, распечатыванием и подписанием новых документов – это значит, что бумажная волокита у вас достигла своего критического максимума и развивать бизнес некому – все заняты оформлением документации.
Рабочие дни менеджеров по продажам начинаются, продолжаются и заканчиваются тем, что они усиленно чистят свои почтовые ящики, удаляя старые письма от клиентов, так как почтовые ящики переполнены, новые заявки не приходят, клиенты по договорам в работе обижаются, что на их письма с вопросами никто не отвечает, входящая корреспонденция теряется.
Руководитель отдела продаж случайно оставила у автомата с кофе приказ о премировании менеджера Ивановой и теперь пришедшие следом за ней за кофе остальные менеджеры обсуждают, за что это Ивановой решили выдать премию, если все остальные в отделе продаж работают, как водится, лучше, дольше, веселее.
Секретарь директора ненавидит системного администратора, потому что в тот самый момент, когда нужно было срочно распечатать и занести на подпись документ после очередных (в 15-ый раз) правок, принтер выдал системную ошибку и ушел в незаслуженный отпуск.
Юрист самоустранилась даже раньше принтер, прокричав, что она не будет составлять по 25 раз один и тот же договор для работы с юрлицами, т.к. она уже составляла этот договор (и не раз) и не ее вина, что отдел по работе с корпоративными клиентами все время все теряет.
Директор написал на приказе о проведении семинара по обучению сотрудников «К исполнению» и чьи-то фамилии, теперь никто не помнит – чьи, потому что сам приказ безвозвратно утерян секретаршей, пребывающей в печали из-за нелояльного поведения принтера. Те, чьи фамилии были написаны на приказе, все прекрасно помнят, но сдаваться не собираются, так как предпочитают получить процент за обработку новых заявок, а не тратить время на обучение новоприбывших (там не заплатят).
Все понимают, что необходимость в наведении порядка в работе с документами назрела, иначе коэффициент полезного действия сотрудников организации упадет до нуля.
Приобретаем «1С:Документооборот 8»
Самым верным решением для оптимизации работы с документами является приобретение Системы 1С Документооборот. Это современная система для управления документами, бизнес-процессами и взаимодействием сотрудников. Система включает в себя целый комплекс инструментов для автоматизации совместной работы, процессного учета и управления, управления проектами в организации, в том числе и в режиме удаленного формата. Размер вашего бизнеса, юридическая форма или отраслевая принадлежность для работы системы совершенно не важны, она легко настраивается и адаптируется под задачи любой организации.
Итак, рубрика «До и после».
До внедрения и после внедрения в работу предприятия «1С:Документооборот 8».
|
№ |
До (под общим названием «Много времени впустую») |
После (под общим названием «Экономия времени») |
|---|---|---|
|
1 |
Много рабочего времени сотрудников тратится на: - работу с документами в целом; - поиск нужного документа; - согласование и подписание |
Удобная разработка по шаблону, хранение, учет, возможность быстрого поиска по базе – все это позволяет не терять ни нужный документ, ни лишнее время. |
|
2 |
Важные данные компании из-за общей неразберихи в бумажном документообороте могут стать известны не тому кругу лиц |
Регулирование прав пользователей (можно ограничить доступ к конкретным файлам отдельным сотрудникам) |
|
3 |
Сложно наладить контроль, особенно если много отделов или филиалов |
Настройка задач и контроль исполнения как по отделам, так и по отдельным сотрудникам |
|
4 |
Необходимо тратить время на распределение задач по подготовке мероприятия, налаживать систему контроля отдельно по каждому мероприятию |
Управление мероприятиями |
|
5 |
Аналогично предыдущему пункту: много времени на распределение задач и ведение статистики по каждому проекту. Если проект долгосрочный, накапливается документация, осложняя поиск нужного файла |
Управление проектами |
|
6 |
Разработали документ, распечатали, подписали, отсканировали, переслали, а если еще и правки внесли до подписания при общем обсуждении, тогда снова распечатали, подписали |
Электронная подпись позволяет передавать документ в нераспечатанном виде, при этом документ, подписанный электронной подписью, имеет полную юридическую силу. |
|
7 |
Работу с входящей и исходящей корреспонденцией нужно настраивать, вести журналы учета, настраивать шаблоны для исходящей корреспонденции для сотрудников и следить, чтобы они использовали именно эти шаблоны, если корпоративные электронные почтовые ящики переполнены, есть риск пропустить важное письмо, нужно постоянно чистить почту |
Ведение электронного документооборота с контрагентами, клиентами, госорганами (если нужно) и контролирующими инстанциями. В программу встроена полноценная корпоративная почта. |
|
8 |
Законодательные требования к оформлению документов постоянно изменяются. Для внесения актуальных изменений в шаблоны документов организации необходим юрист или целый юридический отдел в зависимости от объема документооборота организации. |
В системе учитываются все актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов своевременно автоматически обновляются. |
В целом результат внедрения «1С:Документооборот 8» в работу предприятия можно охарактеризовать несколькими словами: порядок, удобство, скорость, безопасность.
1С:Документооборот легко объединить с другими решениями 1С:Предприятия, обеспечив автоматическую синхронизацию данных, избавив сотрудников от необходимости переключаться между программами и повторно вводить данные, что опять же позволит сэкономить время на рутинной работе.
Программа выпускается в разных конфигурациях, по общему правилу:
· организациям с несложным документооборотом подойдет 1С:Документооборот ПРОФ;
· 1С:Документооборот КОРП приобретают владельцы среднего и крупного бизнеса;
· 1С:Документооборот для государственных учреждений предназначен для бюджетных организаций и органов государственного управления.
Если у вас остались вопросы по выбору программы, отправьте заявку на нашем сайте и наши специалисты с радостью вас проконсультируют.
«1С:Документооборот 8»: преимущества
«1С:Документооборот 8» эффективно упростит и оптимизирует работу с документами в любой организации.
