Внедрение кадрового электронного документооборота с помощью сервиса от 1С - 1С:Кабинет сотрудника | AxelSoft
Внедрение кадрового электронного документооборота с помощью сервиса от 1С - 1С:Кабинет сотрудника | AxelSoft
В данной статье мы рассмотрим возможности и преимущества внедрения кадрового электронного документооборота с использованием сервиса от фирмы «1С» - «1С:Кабинет сотрудника».
Сервис «1С:Кабинет сотрудника» был разработан для эффективного взаимодействия между работником и работодателем. Сервис предоставляет компаниям эффективные инструменты для централизации и упорядочивания всех кадровых процессов, что способствует повышению эффективности работы HR-службы и обеспечению соответствия законодательству всей системы кадрового документооборота организации.
Что такое кадровый электронный документооборот и как он работает
Общее понятие электронного документооборота включает в себя процессы создания, обработки, передачи и хранения документов и информации о персонале с использованием электронных технологий.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО, ЭКДО, кадровый ЭДО) — это создание, подписание, хранение и обмен кадровыми документами в электронном виде без дублирования на бумажных носителях и личных встреч с сотрудниками. Документы при использовании КЭДО подписываются онлайн и хранятся в электронных архивах без гор пыльной бумаги в офисе.
Применение КЭДО в любой организации позволяет упростить и автоматизировать рутинные кадровые процессы, такие как подписание трудовых контрактов, отпусков, приема на работу новых сотрудников, а также обмен документами между различными структурными подразделениями компании.
Плюсы от внедрения КЭДО:
Экономия времени всех сотрудников организации. Не нужно идти в кадровую службу, чтобы подписать документ, что особенно актуально, если вы работает в удаленном филиале, а отдел кадров и бухгалтерия находятся в центральном офисе. Электронные документы можно подписать с любого устройства и в любом месте, где есть интернет, всего за пару кликов.
Экономия времени сотрудников кадровой службы и бухгалтерии. С использованием КЭДО кадровикам не нужно бегать за сотрудниками, напоминая о необходимости поставить подпись, не нужно искать документы в архиве, пересылать по почте, ждать присланный обратно подписанный документ. В КЭДО сотрудники получат автоматические уведомления о необходимости подписания документов, поэтапное согласование документа можно запустить автоматически, создав шаблон маршрута, с помощью удобных фильтров любой документ в системе находится практически мгновенно.
Экономия времени руководителя. Больше не нужно часами подписывать стопки документов, принесенные на подпись секретаршей, в КЭДО возможно массовое подписание документов одним кликом.
Экономия бюджета компании. Возможность создавать и работать с документами только в электронном виде позволяет отказаться от закупки бумаги, картриджей, обслуживания принтеров, почтовой пересылки документов, от затрат на содержание архива.
Безопасность. Любой переезд архива с документами компании внутри здания или в другое здание – это огромные затраты времени на упаковку/распаковку и риск потери каких-то документов. Не говоря уже о том, что только электронный документооборот сохранится без потерь в случае пожаров, затоплений кабинета и прочих больших и малых неприятностей из жизни современного офиса.
Внедрение кадрового электронного документооборота с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника» представляет собой важный шаг в цифровизации кадровых процессов компании. Сервис предоставляет возможность управления всей жизненным циклом документов, связанных с персоналом компании, начиная от заполнения форм и запросов до хранения данных о каждом сотруднике.
Каждый этап процесса фиксируется в системе, что обеспечивает прозрачность и контроль за выполнением задач.
Благодаря интеграции сервиса «1С:Кабинет сотрудника» с другими системами компании возможно автоматическое направление информации из одних баз данных в другие без необходимости повторного ввода данных. Это значительно уменьшает риск ошибок и повышает оперативность обработки информации.
Таким образом, внедрение кадрового электронного документооборота через сервис 1С:Кабинет сотрудника способствует оптимизации работы отдела кадров и повышению эффективности бизнес-процессов компании в целом.
Что нужно учесть для перехода на КЭДО внутри компании
Переход на кадровый электронный документооборот с использованием сервиса «1С:Кабинет сотрудника» требует проведения ряда организационных мероприятий внутри компании, хотя сам сервис достаточно прост в освоении.
Прежде всего, необходимо обеспечить подготовку и обучение сотрудников, которые будут работать с новой системой. Это включает в себя проведение тренингов, создание инструкций по использованию сервиса и предоставление консультаций для пользователей.
Далее следует провести анализ текущих бизнес-процессов и определить, какие из них могут быть автоматизированы с помощью КЭДО. Необходимо проработать процессы, связанные с управлением персоналом, отчетностью перед государственными органами, формированием документации по трудовым отношениям и другими аспектами управления персоналом.
Также важно подготовить информационную базу для работы сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Это может потребовать пересмотра шаблонов документов, создание новых форм или адаптацию уже имеющихся структур для соответствия требованиям электронного документооборота.
Параллельно необходимо обеспечить безопасность данных при внедрении КЭДО. Это включает в себя установку соответствующих прав доступа к информации, шифрование данных и резервное копирование информации.
Прежде чем начать активное использование КЭДО на практике необходимо провести тестирование системы на пилотной группе пользователей для выявления возможных проблем и корректировок. Только после успешного завершения этого этапа можно запускать полномасштабное использование сервиса «1С:Кабинет сотрудника».