Научно-исследовательский институт гражданской авиации

Конфигурация: 1С:Документооборот КОРП

Деятельность:

НИИ ГА - один из ведущих в нашей стране научно-исследовательских институтов в сфере гражданской авиации. Это крупная организация, включающая в себя 9 научных центров и 1 филиал. На счету нашего клиента непосредственное участие в процессе испытания и внедрения таких самолетов, как Ту-204-300, Ту-334, Бе-200 и др.

Цели:

Наша компания сотрудничает с НИИ ГА с 2021 года. В истории наших отношений – удачный проект по созданию единой автоматизированной системы кадрового и бухгалтерского учета. В рамках проекта было проведено слияние четырех обособленных бухгалтерских и четырех зарплатных баз в общие базы в 1С:Бухгалтерия КОРП (1С:БП) и 1С:Зарплаты и управление персоналом ПРОФ (1С:ЗУП).

Поэтому, когда у Заказчика возникла потребность автоматизировать документооборот, выбор партнера в этом вопросе был сделан в пользу Axelsoft.

Ситуация на момент старта проекта:
Документооборот велся частично в электронном, частично в бумажном виде.
Институт получал входящую документацию, отправлял исходящую по большей части на бумажных носителях. Некоторые документы отправлялись на согласование в электронной системе «Тезис», но при этом подписи согласующих лиц собирались ответственными за исполнение очно. То есть в дополнение к электронному согласованию визы проставлялись лично на распечатанном документе.

Следует отметить, что поскольку Институт имеет несколько географически разобщенных площадок, приходилось регулярно прибегать к услугам курьера для доставки документа для согласования ответственным лицом.

При этом в Институте отсутствовал утвержденный регламент по работе с договорными документами, что также тормозило процесс согласования, утверждения документов и контроль их исполнения.

О проекте

Основная цель Института при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на платформе 1С: полный переход на электронный документооборот, отказ от сбора «живых» подписей согласующих лиц, перемещения курьеров с документами между площадками деятельности Института.

Планируемый результат:сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг, экономия рабочего времени сотрудников, а главное - уменьшение сроков согласования и подписания документов.

Основные задачи проекта:

упорядочить и систематизировать работу с внутренними и внешними документами в электронном виде;

перенести бизнес-процессы Заказчика в систему и обеспечить их корректную отработку со стороны 1С;

обеспечить в системе контроль за исполнением задач и документов;

обеспечить пользователям доступную и удобную для работы систему;

учесть требования и пожелания Заказчика при настройке и доработке системы. В ходе проекта нашей командой были выполнены следующие работы:

Проведен сбор требований рабочей группы проекта Института (интервью, подготовка эскизной модели
проекта на основании собранной информации).
Оформлен полный комплект проектной документации согласно ГОСТ 34.
Разработано 15 шаблонов комплексных процессов по внутренним, исходящим и входящим документам, в т.ч. с условиями маршрутизации и встроенными обработками.
Настроены 17 видов внутренних документов. Ко всем видам документов сделана нумерация, все виды документов наделены своими дополнительными реквизитами в зависимости от особенности документа
Создана система прав и доступов к документам и процессам.
Загружена Номенклатура дел института.
Реализовано автоматическое списание документов в дела после регистрации, автоматическая регистрация некоторых видов документов.
Реализована интеграция с внешней СЭД «Практика» с автоматической загрузкой входящих писем и выгрузкой исходящих.
Реализована синхронизация с 1С:ЗУП для справочников «Пользователи», «Должности», «Подразделения».
Реализована выгрузка исторических данных из текущей СЭД «Тезис» Заказчика и возможность установки связей документов 1С:ДО с загруженными документами.
Оптимизирована работа мобильного клиента в части работы с резолюциями.
Реализована возможность работы в системе как с электронной подписью (ЭП), так и без (у пользователей с ЭП нет возможности ставить визы согласования и подписи без ЭП).
Подготовлены электронные и видеоинструкции, проведено очное обучение с группами ключевых пользователей.

Результат

Сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг – 20%.
Экономия рабочего времени сотрудников – 25%.
Уменьшение сроков согласования и подписания документов – в 2 раза.