Разработка API-сервиса для обмена с дистрибьюторами на базе 1С для ООО «Креп-Комп»

ООО «Креп-Комп» специализируется на оптовой и розничной торговле крепёжными изделиями, инструментами и строительными материалами. Компания обслуживает широкий круг клиентов, включая дистрибьюторов, в том числе и через собственный сайт с личным кабинетом. Основная учётная система поставщика — 1С:Управление торговлей 11.5.

До проекта работа с дистрибьюторами строилась по следующей схеме:

• менеджер дистрибьютора заходил на сайт «Креп-Комп» и вручную оформлял заказ в личном кабинете;
• заказ выгружался на сторону поставщика в 1С:Управление торговлей 11.5 и обрабатывался менеджерами «Креп-Комп»;
• информация о статусе возвращалась на сайт в личный кабинет дистрибьютора;
• далее дистрибьютор вручную переносил данные в свою учётную систему 1С:УТ 10.3.

Либо использовалась схема прямого контакта между менеджерами заказчика и дистрибьютора, когда информация в учетные система попадала ручным вводом на основании информации, полученной от второй стороны.
Обе схемы приводили к ошибкам при ручном вводе, задержкам в обработке заказов и расхождениям в данных по ценам и остаткам между поставщиком и дистрибьюторами.
Было принято совместное решение Заказчика и команды Axelsoft о разработке сервиса для автоматизации обмена с одним из дистрибьюторов Заказчика с последующим масштабированием на других партнеров клиента.

1. Синхронизация номенклатуры выполняется через обработку в подсистеме «Обмен с поставщиком». Пользователь выбирает, с чем работать — со всем каталогом поставщика или с отдельными категориями (например, «саморезы конструкционные»), и нажимает кнопку «Загрузить номенклатуру». Система запрашивает данные у поставщика и показывает их с разбивкой на уже сопоставленные и ещё несопоставленные элементы. Для несопоставленных позиций доступны два варианта: привязать их к уже существующим элементам справочника или создать новые элементы номенклатуры с указанием вида номенклатуры (товар), ставки НДС и других реквизитов.
2. Загрузка и обновление цен. После синхронизации номенклатуры пользователь может запросить актуальные цены поставщика. В обработке обмена нажимается кнопка «Получить цены», после чего система обращается к API и загружает цены по сопоставленным позициям. Затем по кнопке «Записать» данные фиксируются в информационной базе и становятся доступными для расчёта заказов и аналитики.
3. Работа с остатками организована аналогично. В отдельной обработке пользователь выбирает склад поставщика, по которому требуется получить остатки, и нажимает кнопку «Получить остатки». После получения данных по кнопке «Записать» остатки фиксируются в базе 1С дистрибьютора и используются при подборе товаров в заказа, а также в отчётности.
4. Загрузку цен и остатков можно вынести в регламентные задания, чтобы система автоматически поддерживала актуальные остатки по складам поставщика с необходимой периодичностью. Это особенно важно при работе с оперативными заказами, когда критично видеть реальную доступность товара.
5. Оформление и отправка заказов поставщику. Для работы с заказами используется АРМ «Заказы поставщикам». Пользователь создаёт новый заказ, выбирает организацию дистрибьютора, контрагента‑поставщика и задаёт два склада: свой склад получения и склад поставщика, с которого будет отгружен товар. Подбор товаров в заказ выполняется через форму подбора: система показывает доступную номенклатуру и текущие остатки на выбранном складе поставщика.
6. Обработка заказов и статусов. После регистрации заказа на стороне поставщика менеджер Крепком обрабатывает его с учётом реальной доступности товара. Далее дистрибьютор в своей базе 1С нажимает «Отправить/обновить», и система запрашивает обновлённые данные по заказу. Статус заказа меняется, например, на «к выполнению в резерве», что означает, что подтверждённая часть заказа зарезервирована на складе поставщика. После подготовки отгрузки на стороне поставщика статус заказов устанавливается «к отгрузке». Таким образом, пользователь видит в своей 1С весь жизненный цикл заказа от подачи заявки до отгрузки.
7. Организация складского учета товара поставщика. Товары поставщика, полученные через API‑сервис, учитываются на отдельных складах, сгруппированных в специальную папку «Склады поставщика» в учётной системе дистрибьютора. Для таких складов используется отдельная организация, что позволяет разделять собственные запасы и запасы, относящиеся к поставщику. Такая структура даёт несколько преимуществ:

• позволяет использовать стандартные отчёты 1С для анализа остатков по складам поставщика и собственным складам раздельно;
• обеспечивает отображение актуальных остатков поставщика при подборе товаров в заказах;
• даёт возможность использовать эти остатки для выкладки ассортимента на сайт, показывая клиентам только реально доступный товар.

В результате дистрибьютор получает единое пространство учёта, в котором данные собственных складов и складов поставщика доступны в привычных формах 1С и могут использоваться как в операционной работе, так и в онлайн‑витрине.

В результате внедрения:

• Дистрибьютор получил возможность оформлять заказы и получают данные о товарах напрямую из своей 1С, без необходимости заходить в личный кабинет на сайте.
• Цены, остатки и каталог у поставщика и у дистрибьютора синхронизируются автоматически, что убирает расхождения в данных и ускоряет обработку заказов.
• Существенно снижено количество ошибок, связанных с ручным вводом и дублированием информации, высвобождено рабочее время менеджеров обеих сторон.
• Сервис адаптирован под реальные процессы оптовой торговли «Креп-Комп» и введён в промышленную эксплуатацию.

Отдельным результатом стало наличие формализованной технической документации по API, что упрощает подключение новых партнёров и делает возможным поддержку решения силами ИТ‑команд дистрибьюторов.

Планы развития:
В планах заказчика — масштабировать сервис на других дистрибьюторов и использовать его как основной канал обмена с поставщиком. ГК Axelsoft при необходимости будет подключать новых партнёров и адаптировать API‑сервис под конкретные учётные системы дистрибьюторов (разные версии 1С и доработки), а также обеспечивать поддержку и развитие решения по мере выхода новых релизов 1С и изменения бизнес‑процессов.