Создание системы учета и хранения документов на базе 1С:Документооборот для ведущего поставщика информационных ресурсов Вологодской области

«ЦМИРиТ» — ведущий поставщик информационных технологий в городе Череповец. Направления деятельности: услуг интернет-провайдера; обслуживание оргтехники, сетевой и серверной инфраструктуры; разработка и сопровождение программного обеспечения; геодезия и картография.

Основная цель проекта - создать автоматизированную систему учета хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на базе «1С:Документооборот государственного учреждения».

Внедрение данной системы призвано повысить эффективность управления и выполнения процессов, связанных с хранением документов за счет:
1. систематизации и унификации технологии работы;
2. создания единой базы знаний;
3. исключения утери документов и произведенным операциям по ним, сокращения числа ошибок при их обработке;
4. контроля и управления доступом сотрудников к документам в целях обеспечения информационной безопасности;
5. снижения затрат на расходные материалы, связанных с документооборотом и делопроизводством;
6. исключения потерей цепочек связей связанных документов;
7. организации доступа к документам всем заинтересованным лицам;
8. сокращения времени поиска, регистрации и формирования томов дел;
9. сокращения трудозатрат на формирование отчетов по операциям, связанных с документами.

Ключевое требование к реализации функционала системы:
Процесс учета и хранения документов, от создания карточки документа и прикрепления к нему необходимых файлов до передачи на хранение должен происходить по принципу работы «в одном окне», то есть пользователь работает только в интерфейсе программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения", при этом все необходимые данные передаются в программу "1С:Документооборот государственного учреждения" за счет механизма бесшовной интеграции.

Этапы проекта:

• Анализ системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» с целью определения перечня документов, по которым будет реализована система учета и хранения на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Было определен и согласован с Заказчиком список из 66 документов.
• Настройка документов (66 штук) в «1С:Документооборот государственного учреждения».
• Настройка номенклатуры дел в «1С:Документооборот государственного учреждения».
• Анализ, написание ЧТЗ и разработка механизма бесшовной интеграции «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Документооборот государственного учреждения».
• Анализ, написание ЧТЗ и разработка механизма передачи электронных форм документов из «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» в «1С:Документооборот государственного учреждения» (включая возможность отображения данных об ЭЦП и штампов ЭЦП в прикрепленных документах).
• Настройка отчетов оперативного контроля по процессу в «1С:Документооборот государственного учреждения».
• Подготовка инструкций для пользователей.
• Подготовка сценариев для проведения приемо-сдаточных испытаний. Проведение ПИМИ.

Описание реализованного автоматизированного процесса учета и хранение документов:
Вся работа пользователя происходит в интерфейсе «1С:Бухгалерия государственного учреждения».

• Пользователь создает внутренний документ «1С:ДГУ» (далее -карточка документа), перейдя на вкладку «Документооборот» в документе «1С:БГУ».
• Пользователь прикрепляет к карточке документа файл первичного документа.
• Пользователь создает электронные документы в «1С:БГУ» и отправляет их на подписание.
• Ответственные лица учреждения подписывают электронные документы в «1С:БГУ».
• Пользователь проверяет документ, проводит, формирует электронные документы и подписывает электронной подписью.
• Пользователь в карточке документа подтягивает внутренние электронные документы по кнопке и регистрирует документ в «1С:ДГУ» по номенклатуре дел.
• Руководитель проводит оперативный мониторинг процесса с помощью формирования отчета в «1С:ДГУ».