Контроль НДФЛ и взносов в 1С ЗУП — ключевой шаг учета

Отчет «Проверка расчета взносов» сравнивает рассчитанную в программе сумму взносов по сотрудникам с расчетным значением и в случае расхождения суммы выводятся красным цветом. В программе находится также как Отчет «Анализ взносов в фонды» в меню Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам (см. рисунок 2)

Например, если сотруднику начислили премию уже после начисления зарплаты и забыли пересчитать взносы. Тогда фактическая сумма в отчёте будет меньше расчётной. Рассмотрим на примере.
Сотруднику Войцехович И.Б. начислили премию за июль в размере 10 тыс. рублей после расчета зарплаты за июль. (см. рисунок 3)

При формировании отчет «Проверка расчета взносов» покажет расхождение и выведет суммы красным цветом. В отчете видно, что мы рассчитали 10 500, а должны были 13 500 (см. рисунок 4).

Таким образом, с помощью отчета мы можем своевременно пересчитать взносы в документе Начисление зарплаты за июль, если выплата еще не произведена и период не закрыт. Для исправления можно зайти в документ «Начисление зарплаты и взносов» и во вкладке «Взносы» нажать кнопку «Пересчитать взносы».
Если период закрыт, то можно взносы пересчитать документом Перерасчет страховых взносов.
Если расчётная величина отсутствует, а фактическая есть, это может быть связано с неверным внесением суммы в «Операцию учёта взносов», либо изменением тарифа взносов уже после расчёта. Последнее исправляется нажатием кнопки «Пересчитать взносы» в документе «Начисление зарплаты и взносов» нужного месяца.

Отчет «Сводная справка 2-НДФЛ» позволяет проверить правильность заполнения справки 2-НДФЛ в налоговые органы и по сотрудникам.
В отчёте сумма колонки «Начислено» соответствует строке 120 расчёта 6-НДФЛ, помимо этого отчёт показывает применённые вычеты и сумму НДФЛ по сотрудникам в разрезе различных ставок.

«Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» позволяет увидеть сумму дохода и вычетов, исчисленный, удержанный НДФЛ помесячно. Чтобы узнать, с помощью каких документов происходит исчисление и удержание НДФЛ, можно развернуть отчёт до подробных записей.
Особое внимание нужно обращать на отрицательные суммы в отчете, они выделены красным цветом.
Отчёт «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» также можно сформировать по организации за определённый период. Чтобы это сделать, нужно убрать флажок у строки Сотрудник.
Ранее было отмечено, что исчисленный НДФЛ отражается в зарплатных отчетах и налоговых отчетах по НДФЛ. Чтобы сопоставить суммы исчисленного НДФЛ в зарплатных отчетах, таких как «Полный свод начислений, удержаний», «Анализ зарплаты по сотрудникам», с данными отчетов по НДФЛ, нужно в последних выполнить определенную настройку.
Это нужно сделать, так как в отчетах по НДФЛ, сумма исчисленного налога выводится по дате получения дохода и поэтому расходится с данными по БУ.
Сформируем отчеты «Анализ зарплаты по сотрудникам» и «Сводную справку 2 НДФЛ» за май 2024г.
Видим, что в «Анализе зарплаты по сотрудникам» исчисленный НДФЛ 215 985р, а в справке 256 856р. (см. рисунки 7 и 8)

Чтобы сверить нужно построить отчет «Сводная справка 2 НДФЛ» не по периоду получения дохода, а по периоду взаиморасчетов. Для этого нужно в Настройках включить Период взаиморасчетов и вывести его в шапку отчета, как показано на рисунке 9.

Для корректного учёта НДФЛ в 1С:ЗУП должны быть сделаны последовательно следующие документы:
- Начисление за первую половину месяца,
- Ведомость на выплату аванса,
- Начисление зарплаты и взносов,
- Ведомость на выплату зарплаты.
Только после проведения выплаты аванса в Начислении зарплаты и взносов НДФЛ будет правильно отражаться (см. рисунок 10):
- двумя суммами по каждому сотруднику, при условии, что не было межрасчетов
- по двум датам получения дохода,
- по дате выплаты аванса и планируемой дате выплаты зарплаты.

Последовательность ввода документов в программе очень важна и ее нарушение часто приводит к ошибкам и некорректным данным по налогам.
Именно поэтому поиск сотрудников с одной датой получения дохода в Начислении зарплаты очень важен. Для поиска таких сотрудников можно использовать Универсальный отчет, построив его по Типу объекта Документ, Имя объекта «Начисление зарплаты и взносов» и Имя таблицы НДФЛ. И выведя в шапку отчета Месяц начисления. Отчет находится в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки.
В полях оставить ФИО сотрудника и создать Пользовательское поле «Количество дат получения дохода», настроить отбор по этому полю (см. рисунок 11). При этом в отчет выведутся сотрудники, у которых одна дата получения дохода в документе Начисление зарплаты и взносов.

По сотрудникам, выведенным в отчет уже более детально смотреть отчет «Подробный анализ НДФЛ». Одной из причин того, что по сотруднику одна строка с НДФЛ в Начислении зарплаты является то, что ведомость на выплату аванса была временно распроведена в то время, когда начисляли зарплату. Это является ошибкой и приводит к тому, что в документе Начисление зарплаты не происходит зачет аванса и в учете исчисленного НДФЛ происходит искажение данных.
Зачет аванса может не происходить и по другой причине. В программе давно обнаружена ошибка - если аванс оказался больше зарплаты по итогам месяца, в учете НДФЛ остается завышенная сумма дохода и налога. Суммы дохода и НДФЛ в учете по НДФЛ оказываются больше, чем в бухгалтерском учете и отчетах по зарплате.
Чтобы вовремя отследить эту ошибку можно также настроить Универсальный отчет по Регистру накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ.
По каждому работнику в отчете выводится сумма незачтенного аванса и расшифровка по документам, которыми был зарегистрирован аванс и частично зачтен (см. рисунок 13).

На рисунке 14 представлены настройки Структуры Отчета, где в группируемых полях «Физическое лицо» и «Зарегистрировано при начислении аванса» должен быть установлен отбор по Сумме дохода.

Некоторые ошибки по НДФЛ могут возникать в датах получения дохода:
- Неправильная дата в межрасчётных документах. Дата, указанная в документе, должна соответствовать дате ведомости, то есть быть либо меньше, либо равна. Обычно подобные ошибки возникают в случае заполнения документов задним числом.
- Несоответствие дат. Дата получения дохода, с которого был начислен налог, должна совпадать с датой выплаты.
Удобно для проверки правильности отнесения дохода по дате получения воспользоваться отчетом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов». Необходимо его донастроить через Настройки, на закладке Структура добавить поле регистратор, чтобы было видно документ, зарегистрировавший доход. (см. рисунок 15).

После отчет будет выглядеть как на рисунке 16. Видно, что ведомость от 5.04. по дате получения попала в февраль. Далее можно будет детальнее проанализировать почему так произошло. Часто перемещение дохода в другой период происходит из-за неправильного формирования ведомости.

В таком варианте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» позволяет разобраться в корректности отнесения документов по датам выплаты дохода и своевременно исправить ошибки.

Также с целью проверки исчисленного НДФЛ после расчета аванса или Начисления зарплаты до их выплаты можно заполнить технический документ «Перерасчет НДФЛ». Его в базе не проводить, нужно только посмотреть какие сотрудники в него попали (см. рисунок 17).

В документе Месяц перерасчета – это месяц, в котором выплачивается проверяемый доход или подается уведомление. Например, если заполняем Перерасчет после начисления аванса за июль, то в месяце перерасчета ставим Июль. А если заполняем после Начисления зарплаты за июль, то месяц перерасчета ставим Август, так как зарплата за июль выплачивается в августе.
В перерасчёт попадут сотрудники, НДФЛ по которым рассчитан неправильно.
Далее этих сотрудников проверяем более детально отчетом «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».

Итоги в отчете рассчитываются по дате удержания налога. Для проверки уведомления по НДФЛ удобно выбирать период = периоду, за который подаем уведомление.
Данные отчета «Удержанный НДФЛ» удобно использовать для проверки сумм попавших в документ «Отражение удержанного НДФЛ в бухучете», который выгружается в 1С:Бухгалтерия и на основании его данных формируется Уведомление.
Рассмотренные в статье варианты проверки сумм взносов и НДФЛ помогут своевременно устранить ошибки в учете и сдать отчетность без ошибок.