Не заполняется Ведомость на аванс - основные причины и решения

1. Сотруднику не начислен аванс.

Перед выплатой аванс необходимо предварительно рассчитать с помощью документа «Начисление за первую половину месяца». Соответственно, если аванс не начислен, то и выплата сотруднику не заполнится.

Сначала убедимся, что за нужный месяц в программе зарегистрирован документ «Начисление за первую половину месяца». Для этого можно настроить отбор по типу документа в журнале документов «Все начисления» (раздел «Зарплата» – «Все начисления»). (Рис. 1).

Для этого в правом верхнем углу предназначена команда «Еще» – «Настроить список» (Рис. 2).

Далее на вкладке «Отбор» добавим фильтр по полю «Тип документа» (Рис. 3).

Если документ «Начисление зарплаты за первую половину месяца» не найден за нужный месяц, то создаем его и проведем. Затем заполняем ведомость на выплату.

Также может получиться так, что в ведомость не попадает один или несколько сотрудников, даже при наличии проведенного документа «Начисление за первую половину месяца». Возможно, этих сотрудников нет в документе начисления.

Тогда можно сделать отбор по сотруднику в журнале «Все начисления» и проверить есть ли данный сотрудник в документе «Начисление за первую половину месяца» или нет (Рис. 4).

2. У сотрудника имеется задолженность перед организацией.

Если на момент выплаты аванса у сотрудника имеется задолженность перед организацией, то при автоматическом заполнении ведомости на аванс сумма к выплате уменьшается на сумму долга работника. Такое может случиться, например, если в прошлом месяце ему ошибочно выплатили больше, чем было начислено. При этом, если сумма задолженности превышает сумму аванса, то сотрудник не попадает в ведомость.

Рассмотрим на примере сотрудника Минчев А.Б. На момент выплаты аванса у него долг перед организацией в размере 50 000 руб. В январе сотруднику начислен аванс в размере 20 588,24 руб., что меньше, чем его долг (Рис. 5).

Сумма долга превышает аванс сотрудника, документ «Ведомость в банк» при выплате аванса по нему не заполнится (Рис. 6).

3. Место выплаты, указанное для сотрудника, не соответствует типу ведомости

Например, для сотрудника установлено, что выплаты ему производятся через кассу, а ведомость на выплату аванса формируется через банк. В этом случае сотрудник не будет автоматически включен в банковскую ведомость (Рис. 7).

Чтобы проверить в этом ли причина того, что не заполняется ведомость на аванс, нужно в карточке сотрудника по ссылке «Выплата зарплаты» проверить место выплаты зарплаты (Рис. 8).

Если там установлен переключатель в позиции через кассу, например, а заполняется ведомость в банк, то этот сотрудник не подтянется автоматически по кнопке «Заполнить» в ведомость.

4. По сотруднику уже проведено «Начисление зарплаты»

Такая проблема может возникать, если по сотруднику ввели тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов». Если такой тестовый документ начисления зарплаты по ошибке провели, он будет «мешаться» при заполнении ведомости на аванс. Чтобы сотрудник попал в авансовую ведомость, нужно отменить документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц (Рис. 9).

Также подобная проблема возникает, если нужно перезаполнить выплату аванса после реального начисления зарплаты. В этом случае безопаснее не трогать документ «Начисление зарплаты и взносов», а внести правки в ведомость на аванс вручную.
Если нужно исправить ведомость на аванс за прошлый период и уже введены документы «Начисление зарплаты и взносов» за месяцы после нее, то тоже лучше поправить ведомость на аванс вручную.

5. По сотруднику в этом месяце уже введена ведомость с типом «Зарплата за месяц»

Если по сотруднику зарегистрирована выплата зарплаты за месяц – ведомость на аванс за этот месяц не заполнится. Так в программе срабатывает защита, чтобы не переплатить лишнего.

Часто на практике встречается ситуация, что при выплате зарплаты в ведомости указывается неверный месяц выплаты. Например, при выплате зарплаты за декабрь пользователь ставит месяц выплаты «Январь» (Рис. 10).

После начисления аванса за январь, заполнить ведомость на его выплату не получится, она будет пустой. Так как при выплате зарплаты за декабрь установлен неверный месяц выплаты. Программа считает, что зарплата не за декабрь, а за январь выплачена и выплачивать аванс за январь уже не нужно.
Чтобы ведомость на выплату аванса за январь заполнилась, нужно распровести документ «Начисление за первую половину месяца», вернуться в ведомость на выплату декабрьский зарплаты, поставив в ней месяц выплаты «Декабрь» и перезаполнить ее. Затем вновь провести начисление аванса и перезаполнить ведомость на его выплату.
Также эта ошибка возникнет, если организация, например, начислила премию и командировку до выплаты аванса и хочет выплатить их одной ведомостью. Чтобы обе эти суммы подтянулись в ведомость автоматически, в ней было указано выплачивать «Зарплату за месяц» (Рис. 11).

В данном случае, чтобы автозаполнение ведомости на аванс произошло можно применить способы:
1. Перед заполнением ведомости на аванс временно отменить проведение ведомости на выплату командировки и премии.
2. Зарегистрировать каждую межрасчетную выплату отдельным документом с соответствующим характером выплаты:
- Командировка – с характером выплаты» Командировки» (Рис. 12).

- Премию — с характером выплаты «Премии» (Рис. 13).

Эти способы позволят заполнить ведомость на аванс по сотруднику автоматически (Рис. 14).

6. Если уволился внутренний совместитель

Если сотрудник работает на двух должностях и в текущем месяце увольняется по внутреннему совместительству до выплаты аванса — основной сотрудник в ведомость не подтянется.

Рассмотрим данную ошибку на примере. Сотрудник Ваньков А.М. работает в организации по основному месту работы и по внутреннему совместительству. Документом «Начисление за первую половину месяца» 15.01 ему начислен аванс по двум местам работы (Рис. 15).

До выплаты аванса сотрудник увольняется с внутреннего совместительства (Рис. 16)

В день выплаты аванса ведомость не заполнится автоматически (Рис. 17).

Если воспользоваться кнопкой «Подбор», то сотрудник добавляется в документ, но суммы к выплате не заполняются (Рис. 18).

Ведомость по основному сотруднику не заполняется, потому что в документе «Увольнение» произошел зачет аванса по всем местам работы сотрудника, а не только по внутреннему совместительству (Рис. 19).

Это зарегистрированная программная ошибка – Ошибка 20173872. Для ее обхода разработчики предлагают перепровести документы начисления в заданной последовательности (Рис. 20).

Таким образом, чтобы основной сотрудник попал в ведомость на аванс, нужно последовательно выполнить следующие действия:

1. Отменить проведение документов «Начисление зарплаты за первую половину месяца» по двум местам работы
2. Перепровести документ «Увольнение» по внутреннему совместителю без его перерасчета
3. Ничего не перезаполняя, вернуть проведение документов «Начисление зарплаты за первую половину месяца» по обоим сотрудникам.

После перепроведения документов, ведомость заполнится (Рис. 21).