Переходим на электронную систему хранения документов с помощью программного решения "1С:Архив"

Документооборот и эффективное хранение документов являются неотъемлемой частью любой организации, независимо от её размера и сферы деятельности. В условиях стремительного цифрового прогресса и глобализации, управление информацией стало ключевым фактором для успешной работы компаний. Правильная организация документооборота не только помогает оптимизировать рабочие процессы, но и обеспечивает безопасность данных, соблюдение законодательных норм и уменьшение рисков потери важной информации. Архивирование документов, в свою очередь, служит не только для сохранности информации, но и для её быстрого поиска и извлечения в случае необходимости.
Также обороты набирает и обмен электронными юридически значимыми документами между контрагентами, но далеко не в каждой организации есть возможность дальнейшего хранения таких документов и сохранения их легитимности.
В этой статье мы рассмотрим относительно новый программный продукт от Фирмы 1С – систему 1С:Архив, ее возможности и основной функционал, которые нацелены как раз как на обеспечение правильного и безопасного хранения документов.

Система «1С:Архив» позволяет создать единое структурированное хранилище для документов, которое обеспечивает долговременное хранение с гарантией юридической значимости на неограниченный срок в соответствии со всеми законодательными актами. Подходит для малых, средних, крупных предприятий и учреждений любых отраслей.
Систему «1С:Архив» возможно использовать, как самостоятельно – для отражения и учета бумажного документооборота, так и в качестве интеграционной системы, в которой хранятся документы конфигураций-источников.
В первых релизах для системы 1С:Архив в качестве источника документов, передаваемых по интеграции, могла выступать только программа «1С:Документооборот». В настоящее время возможности интеграций расширены и с помощью стандартной библиотеки интеграции «1С:Архив» можно интегрировать с любыми конфигурациями платформы «1С:Предприятие 8.3».

Многие организации уже используют для учета и хранения документов ту или иную СЭД (система электронного документооборота), но тогда может возникнуть вопрос - для чего тогда дополнительно нужна система «1С:Архив»?
Система «1С:Архив», прежде всего, образует систему хранения электронных документов (СХЭД), что важно для компаний, которые активно используют в своей деятельности электронные формы документов, подписываемые электронными подписями и требующие долговременного и/или постоянного хранения.

Какие же основные возможности и преимущества «1С:Архив»?
1.Поддержание юридической значимости, целостности и аутентичности документов
На протяжении всего срока хранения документов «1С:Архив» позволяет сохранять легитимность электронных подписей путем усовершенствования их до формата архивного хранения CAdES-Av3, таким образом сохраняя юридическую значимость документа.

2.Учет сроков хранения документов
В зависимости от законодательства и регламентов, действующих внутри организации, документы могут иметь разные сроки хранения и требования к хранению, что учитывает система в своем функционале.

3.Снижение нагрузки на основную СЭД
По окончании оперативного хранения не все документы необходимы для текущей работы организации и требуют обращения к ним только по мере необходимости. В данном случае «1С:Архив» может помочь снять лишнюю нагрузку с «1С:Документооборот» или другой учетной системы.

4.Обеспечение защищенности
Согласно 152-ФЗ «О персональных данных» документы, содержащие персональные данные требуют особой обработки и дополнительной защиты, то же касается и документов, содержащих конфиденциальную информацию, документов с особыми грифами доступа. Такую защиту способна обеспечить система «1С:Архив».

5.Функционал комплектования архива
В случае, если «1С:Архив» используется в качестве интеграционной системы, предусматриваются два варианта обмена документами в зависимости от возможностей источника комплектования:

• Готовые сдаточные описи. В этом формате обмен происходит между «1С:Документооборот» и «1С:Архивом».
• Пакеты документов без дел и сдаточных описей. Данный вариант предусмотрен для обмена между «1С:Архив» и любой другой конфигурацией 1С.
• Комплектование архива включает в себя:
• Загрузку документов с усиленной или с простой электронной подписью (ЭП).
• Поддержку квалифицированных и неквалифицированных ЭП.
• Загрузку карточек бумажных документов и их файлов.
• Загрузку связей между документами.
• Загрузку виз согласования, резолюций.
• Загрузку информации о персональных данных, содержащихся в документах.
• Предварительную проверку целостности пакета, проверку ЭП.
• Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.
• Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML).

6.Обеспечение хранения документов в архиве
Хранение документов в «1С:Архив», открывает следующие возможности:

• Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.
• Ведение списка фондов.
• Формирование сводных описей и их годовых разделов.
• Ведение журнала передачи документов.

7.Обеспечение работы с документами
Система обеспечивает дальнейшую работу с документами, принятыми на архивное хранение, либо загруженными в «1С:Архив» напрямую для оперативного хранения (Рис.1). Можно просматривать состав дел, видеть информацию о статусе действия электронной подписи, краткую информацию о деле (Рис.2).

• Также, работа с документами подразумевает:
• Выгрузку выбранных документов в каталог.
• Возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд — Сводная опись — Годовой раздел описи — Дело».
• Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др.
• Протоколирование действий с документами.

8.Уничтожение дел
Система умеет определять и подбирать документы, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению. Для уничтожения документов в «1С:Архив» предусмотрена команда «Уничтожение дел». (Рис.3)

После того как уничтожение дел выполнено в «1С:Архиве», информация об этом отправляется в систему-источник.
В «1С:Архиве» файлы уничтоженных документов удаляются автоматически.

9.Обеспечение уровней доступа
Система «1С:Архив» позволяет распределить права доступа к документам на уровне пользователя, что обеспечивает разграничение доступа к документам в зависимости от роли сотрудника в системе.

10.Подбор документов для ответов на запросы
Система позволяет в удобном интерфейсе подбирать необходимые документы для ответов на запросы, например, при запросе сотрудником справки о подтверждении его работы в организации за определённый период с возможностью распечатать архивную справку непосредственно из программы.

В заключение отметим, что система «1С:Архив» представляет собой мощный инструмент для эффективного управления документооборотом и хранения данных в организации. Благодаря удобному интерфейсу, интеграции с другими продуктами 1С и поддержке различных форматов документов система позволяет не только организовать архивирование, но и обеспечить быстрый доступ к информации, гарантируя при этом её безопасность и соответствие законодательным требованиям. Возможности настройки и гибкость системы позволяют компаниям адаптировать её под свои специфические нужды, что значительно повышает общую эффективность работы с документами. Внедрение «1С:Архив» в процессы организации — это шаг к оптимизации работы с информацией, снижению рисков потери данных и обеспечению долговременного хранения критически важных документов.