УХОДИМ ОТ БУМАГ и ВОЛОКИТЫ с ПОМОЩЬЮ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ: КЕЙС от ГК AXELSOFT
Автоматизация документооборота в институте гражданской авиации
ФГУП Государственный научно-исследовательский институт гражданской авиации - один из ведущих в нашей стране научно-исследовательских институтов в сфере гражданской авиации. Это крупная организация, включающая в себя 9 научных центров и 1 филиал. На счету нашего клиента непосредственное участие в процессе испытания и внедрения таких самолетов, как Ту-204-300, Ту-334, Бе-200 и др.
Наша компания сотрудничает с НИИ ГА с 2021 года. В истории наших отношений – удачный проект по созданию единой автоматизированной системы кадрового и бухгалтерского учета. В рамках проекта было проведено слияние четырех обособленных бухгалтерских и четырех зарплатных баз в общие базы в 1С:Бухгалтерия КОРП (1С:БП) и 1С:Зарплаты и управление персоналом ПРОФ (1С:ЗУП).
Поэтому, когда у Заказчика возникла потребность автоматизировать документооборот, выбор партнера в этом вопросе был сделан в пользу Axelsoft.
Ситуация на момент старта проекта
Документооборот велся частично в электронном, частично в бумажном виде.
Институт получал входящую документацию, отправлял исходящую по большей части на бумажных носителях. Некоторые документы отправлялись на согласование в электронной системе «Тезис», но при этом подписи согласующих лиц собирались ответственными за исполнение очно. То есть в дополнение к электронному согласованию визы проставлялись лично на распечатанном документе.
Следует отметить, что поскольку Институт имеет несколько географически разобщенных площадок, приходилось регулярно прибегать к услугам курьера для доставки документа для согласования ответственным лицом.
При этом в Институте отсутствовал утвержденный регламент по работе с договорными документами, что также тормозило процесс согласования, утверждения документов и контроль их исполнения.
Основная цель Института при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на Платформе 1С: полный переход на электронный документооборот, отказ от сбора «живых» подписей согласующих лиц, перемещения курьеров с документами между площадками деятельности Института.
Планируемый результат: сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг, экономия рабочего времени сотрудников, а главное - уменьшение сроков согласования и подписания документов.
Институт получал входящую документацию, отправлял исходящую по большей части на бумажных носителях. Некоторые документы отправлялись на согласование в электронной системе «Тезис», но при этом подписи согласующих лиц собирались ответственными за исполнение очно. То есть в дополнение к электронному согласованию визы проставлялись лично на распечатанном документе.
Следует отметить, что поскольку Институт имеет несколько географически разобщенных площадок, приходилось регулярно прибегать к услугам курьера для доставки документа для согласования ответственным лицом.
При этом в Институте отсутствовал утвержденный регламент по работе с договорными документами, что также тормозило процесс согласования, утверждения документов и контроль их исполнения.
Основная цель Института при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на Платформе 1С: полный переход на электронный документооборот, отказ от сбора «живых» подписей согласующих лиц, перемещения курьеров с документами между площадками деятельности Института.
Планируемый результат: сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг, экономия рабочего времени сотрудников, а главное - уменьшение сроков согласования и подписания документов.
Архитектура и масштаб внедренного решения
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».
Автоматизированы функции:
Использование разрозненных цепочек вкупе со сложной организационной структурой института, в том числе географической разобщенностью ряда подразделений, затрудняло оперативность согласования документации и контроля над этим процессом.
Проектная команда разработала единую систему с полным отказом от «бумаги». Для этого были реализованы:
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
- Маршрутизация ЭД.
- Реализация ролевой модели.
- Маршрутизация ЭД.
- Проведен сбор требований рабочей группы проекта института (интервью, подготовка эскизной модели проекта на основании собранной информации).
- Оформлен полный комплект проектной документации согласно ГОСТ 34.
- Разработано 15 шаблонов комплексных процессов по внутренним, исходящим и входящим документам, в т.ч. с условиями маршрутизации и встроенными обработками.
- Настроены 17 видов внутренних документов. Ко всем видам документов сделана нумерация, все виды документов наделены своими дополнительными реквизитами в зависимости от особенности документа.
- Создана система прав и доступов к документам и процессам.
- Загружена номенклатура дел института.
- Реализовано автоматическое списание документов в дела после регистрации, автоматическая регистрация некоторых видов документов.
- Реализована интеграция с внешней СЭД «Практик» с автоматической загрузкой входящих писем и выгрузкой исходящих.
- Реализована синхронизация с «1С:Зарплата и управление персоналом» для справочников «Пользователи», «Должности», «Подразделения».
- Реализована выгрузка исторических данных из текущей СЭД «Тезис». Заказчика и возможность установки связей документов 1С:ДО с загруженными документами.
- Оптимизирована работа мобильного клиента в части работы с резолюциями.
- Реализована возможность работы в системе как с электронной подписью (ЭП), так и без (у пользователей с ЭП нет возможности ставить визы согласования и подписи без ЭП).
- Подготовлены электронные и видеоинструкции, проведено очное обучение с группами ключевых пользователей.
Использование разрозненных цепочек вкупе со сложной организационной структурой института, в том числе географической разобщенностью ряда подразделений, затрудняло оперативность согласования документации и контроля над этим процессом.
Проектная команда разработала единую систему с полным отказом от «бумаги». Для этого были реализованы:
- Разовая обработка для загрузки исторических данных из СЭД «Тезис» в систему «1С:Документооборот» за определенный период. Это позволило обеспечить работникам НИИ ГА постоянный доступ к документам СЭД «Тезис» без обращения к данной к самой системе.
- Автоматическая загрузка в 1С:ДО входящих писем из внешней СЭД «Практик» и выгрузкой согласованной и подготовленной к отправки документации;
- Синхронизация 1С:ДО и 1С:ЗУП в части обмена обмена справочниками «Пользователи», «Должности», «Подразделения». Реализация данного обмена позволила оперативно в 1С:ДО делегировать права ответственных работников при их уходе в отпуск, отъезд в командировку, уход на больничный и других ситуациях.
Результаты автоматизации документооборота
- Выросла эффективность обработки внутренней и внешней документации института.
- Значительно снижен риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Повысилась безопасность хранения документации, доступа к информации в ней.
- Ускорился поиск документов в СЭД.
- Разграничены права доступа в необходимых разрезах.
- Повысилось удобство использования СЭД, в т.ч. с помощью мобильного приложения.
- Пользователям предоставлена удобная и понятная система для комфортной работы.
- Повысился уровень контроля задач, сроков исполнения документов.
- сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг — 20%;
- экономия рабочего времени сотрудников — 25%;
- уменьшение сроков согласования и подписания документов — в 2 раза.
ЧИТАТЬ ТАКЖЕ
Другие новости и полезные материалы компании:
Оптимизируем кадровый учет с помощью сервиса от "1С"