УХОДИМ ОТ БУМАГ и ВОЛОКИТЫ с ПОМОЩЬЮ 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ: КЕЙС от ГК AXELSOFT

Автоматизация документооборота в институте гражданской авиации

ФГУП Государственный научно-исследовательский институт гражданской авиации  - один из ведущих в нашей стране научно-исследовательских институтов в сфере гражданской авиации. Это крупная организация, включающая в себя 9 научных центров и 1 филиал. На счету нашего клиента непосредственное участие в процессе испытания и внедрения таких самолетов, как Ту-204-300, Ту-334, Бе-200 и др.

Наша компания сотрудничает с НИИ ГА с 2021 года. В истории наших отношений – удачный проект по созданию единой автоматизированной системы кадрового и бухгалтерского учета. В рамках проекта было проведено слияние четырех обособленных бухгалтерских и четырех зарплатных баз в общие базы в 1С:Бухгалтерия КОРП (1С:БП) и 1С:Зарплаты и управление персоналом ПРОФ (1С:ЗУП).
Поэтому, когда у Заказчика возникла потребность автоматизировать документооборот, выбор партнера в этом вопросе был сделан в пользу Axelsoft.
Ситуация на момент старта проекта
Документооборот велся частично в электронном, частично в бумажном виде.
Институт получал входящую документацию, отправлял исходящую по большей части на бумажных носителях. Некоторые документы отправлялись на согласование в электронной системе «Тезис», но при этом подписи согласующих лиц собирались ответственными за исполнение очно. То есть в дополнение к электронному согласованию визы проставлялись лично на распечатанном документе. 
Следует отметить, что поскольку Институт имеет несколько географически разобщенных площадок, приходилось регулярно прибегать к услугам курьера для доставки документа для согласования ответственным лицом.
При этом в Институте отсутствовал утвержденный регламент по работе с договорными документами, что также тормозило процесс согласования, утверждения документов и контроль их исполнения.
Основная цель Института при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) на Платформе 1С: полный переход на электронный документооборот, отказ от сбора «живых» подписей согласующих лиц, перемещения курьеров с документами между площадками деятельности Института.
Планируемый результат: сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг, экономия рабочего времени сотрудников, а главное - уменьшение сроков согласования и подписания документов.
Архитектура и масштаб внедренного решения
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».
Автоматизированы функции:
  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Ведение номенклатуры дел.
  4. Учет и контроль исполнения поручений.
  5. Учет договоров.
  6. Маршрутизация ЭД.
  7. Реализация ролевой модели.
  8. Маршрутизация ЭД.
В ходе проекта выполнены следующие работы:
  • Проведен сбор требований рабочей группы проекта института (интервью, подготовка эскизной модели проекта на основании собранной информации).
  • Оформлен полный комплект проектной документации согласно ГОСТ 34.
  • Разработано 15 шаблонов комплексных процессов по внутренним, исходящим и входящим документам, в т.ч. с условиями маршрутизации и встроенными обработками.
  • Настроены 17 видов внутренних документов. Ко всем видам документов сделана нумерация, все виды документов наделены своими дополнительными реквизитами в зависимости от особенности документа.
  • Создана система прав и доступов к документам и процессам.
  • Загружена номенклатура дел института.
  • Реализовано автоматическое списание документов в дела после регистрации, автоматическая регистрация некоторых видов документов.
  • Реализована интеграция с внешней СЭД «Практик» с автоматической загрузкой входящих писем и выгрузкой исходящих.
  • Реализована синхронизация с «1С:Зарплата и управление персоналом» для справочников «Пользователи», «Должности», «Подразделения».
  • Реализована выгрузка исторических данных из текущей СЭД «Тезис». Заказчика и возможность установки связей документов 1С:ДО с загруженными документами.
  • Оптимизирована работа мобильного клиента в части работы с резолюциями.
  • Реализована возможность работы в системе как с электронной подписью (ЭП), так и без (у пользователей с ЭП нет возможности ставить визы согласования и подписи без ЭП).
  • Подготовлены электронные и видеоинструкции, проведено очное обучение с группами ключевых пользователей.
Одной из особенностей и сложностей проекта стала разрозненность процессов движения документооборота. Часть внутренних процессов согласования документации велась в электронный системе «Тезис», с дублированием на бумаге, часть — только в бумажном виде. Внешний документооборот также велся как на бумаге, так и с использованием внешней СЭД «Практик».
Использование разрозненных цепочек вкупе со сложной организационной структурой института, в том числе географической разобщенностью ряда подразделений, затрудняло оперативность согласования документации и контроля над этим процессом.

Проектная команда разработала единую систему с полным отказом от «бумаги». Для этого были реализованы:
  1. Разовая обработка для загрузки исторических данных из СЭД «Тезис» в систему «1С:Документооборот» за определенный период. Это позволило обеспечить работникам НИИ ГА постоянный доступ к документам СЭД «Тезис» без обращения к данной к самой системе.
  2. Автоматическая загрузка в 1С:ДО входящих писем из внешней СЭД «Практик» и выгрузкой согласованной и подготовленной к отправки документации;
  3. Синхронизация 1С:ДО и 1С:ЗУП в части обмена обмена справочниками «Пользователи», «Должности», «Подразделения». Реализация данного обмена позволила оперативно в 1С:ДО делегировать права ответственных работников при их уходе в отпуск, отъезд в командировку, уход на больничный и других ситуациях.




Результаты автоматизации документооборота
  1. Выросла эффективность обработки внутренней и внешней документации института.
  2. Значительно снижен риск ошибок из-за человеческого фактора.
  3. Повысилась безопасность хранения документации, доступа к информации в ней.
  4. Ускорился поиск документов в СЭД.
  5. Разграничены права доступа в необходимых разрезах.
  6. Повысилось удобство использования СЭД, в т.ч. с помощью мобильного приложения.
  7. Пользователям предоставлена удобная и понятная система для комфортной работы.
  8. Повысился уровень контроля задач, сроков исполнения документов.
Эффективность в цифрах:
  • сокращение материальных затрат на ведение бумажного документооборота, курьерских услуг — 20%;
  • экономия рабочего времени сотрудников — 25%;
  • уменьшение сроков согласования и подписания документов — в 2 раза.
ЧИТАТЬ ТАКЖЕ
Другие новости и полезные материалы компании:
Оптимизируем кадровый учет с помощью сервиса от "1С"