Обзор функционала "1С:Документооборот 3.0": актуальная версия - новые возможности

ДОбновленная версия системы «1С:Документооборот» ред. 3.0 знаменует собой новый этап в развитии отечественных решений для электронного документооборота. Данный программный продукт – современный инструмент, отвечающий актуальным требованиям как пользователей, так и компаний, использующих систему или желающих автоматизировать работу с документами внутри своей организации.
Разработчики 1С провели глубокий анализ опыта эксплуатации предыдущей версии программного продукта (2.1) и учли текущие потребности своих клиентов, реализовав в 3.0 большой набор функций, ранее востребованных и реализуемых лишь в качестве доработок партнерами-интеграторами. И в данном случае намерены предложить единство интерфейса и гибкость настроек.
С выходом каждого нового релиза функционал «1С:Документооборот» ред. 3.0 претерпевает все больше изменений, и система становится все более не похожей на своего предшественника, но, давайте, остановимся на ключевых отличиях между версиями «1С:Документооборот» ред. 3.0 и 2.1.

Справочник Документов
В Системе «1С:Документооборот» ред. 3.0 больше нет разделения на справочники: «Входящие», «Исходящие» и «Внутренние документы». В программе предусмотрен общий справочник с подзаголовком «Документы», в котором содержатся все виды документов, с которыми работает организация. А признак принадлежности к тому или иному виду настраивается в карточке вида документа. Рис.1-2.
Пользователю больше нет необходимости перемещаться между справочниками, а достаточно работать в одном окне, используя гибкую систему отборов и функционал формирования реестров.

Рис.1, 2 Организация документов в «1С:Документооборот» ред. 2.1:

Работа с Документами и файлами
Настройка видов документов в «1С:Документооборот» ред. 3.0, в отличие от ред. 2.1 стала более гибкой. У новой Системы появилось определение «Тематики документа» на которые возможно разбивать виды документов. Также, каждая тематика может иметь свои шаблоны для формирования. Подобная вариативность позволяет более точечно настроить доступы сотрудникам для работы с документами, а также быстрее найти интересующий документ в реестре, поскольку по данным характеристикам в ред. 3.0 предусмотрены отборы.

Рис.3. Тематика документов:

ПУ файлов, которые прикрепляются к карточкам документов, в ред. 3.0 появилась возможность предварительного просмотра. Теперь не требуется открывать каждый файл. Достаточно в карточке документа встать на интересующий файл курсором и там же в карточке документа будет открыто окно быстрого просмотра.

Рис.4. Предварительный просмотр файлов:

Обработка документов
Большие изменения коснулись логики обработки документов. В ред. 3.0 больше не используются шаблоны процессов для того, чтобы обрабатывать документы. Теперь обработка документа настраивается для каждого вида документа и состоит из последовательности действий, которые требуется выполнять ответственным сотрудникам.
Вся информация по ходу обработки документа собирается в одном месте – в карточке обрабатываемого документа на вкладке «Обработка». Теперь любой сотрудник, используя данный функционал и наделенный соответствующими полномочиями может отследить на каком этапе обработки находится тот или иной документ, с комментариями по каждому действию обработки и результатами согласования.

Рис.5 Обработка документов:

Помимо этого, разработчики «1С:Документооборот» ред. 3.0 реализовали возможность работы с исполнителями обработки в момент, когда обработка уже была запущена. Ответственный пользователь в ходе обработки может добавлять или менять исполнителей действий обработки напрямую из карточки документа (вкладка «Обарботка»). В программе «1С:Документооборот» ред. 2.1 исполнителей было возможно задавать только в шаблоне и до того, как процесс по документу был запущен.
Стоит обратить внимание, что при подобной реализации функционала обработки документа в «1С:Документооборот» ред. 3.0 теперь не предусмотрено единичных действий по обработке документа, которые в ред. 2.1 было возможно запустить из карточки документа (согласовать документ, ознакомиться с документом, утвердить документ). Теперь вся обработка происходит только в рамках единой обработки, а сам документ возможно направить только на «Ознакомление», либо выдать по нему «Поручение».

Рис.6. Обработка документов:

Пользователи, сотрудники и делегирование прав
Работа с пользователями в «1С:Документооборот» ред. 2.1 выстраивалась таким образом, что в Системе для каждого сотрудника была возможность завести только одного пользователя. Он мог состоять только в одном подразделении на одной должности.
«1С:Документооборот» ред. 3.0 предлагает более гибкую настройку – под одним пользователем могут работать несколько сотрудников, находящихся в разных должностях, каждый со своими правами доступа, каждый из которых числится в своем подразделении.
Также, для того, чтобы делегировать права сотрудника в программе «1С:Документооборот» ред. 3.0 предусмотрена система «Помощников» и «Замещающих». Сотрудник, замещающий основного сотрудника, может выполнять его задачи, например, на время отпуска. А помощник брать часть работы по обработке документов на себя.

Настройка прав
В то время, когда в программе «1С:Документооборот» ред. 2.1 применялась достаточно непростая система настройки прав, которая включала в себя назначение отдельных полномочий сотрудникам, настройку прав для папок документов, выдачу разрешений в политиках доступа, то при разработке «1С:Документооборот» ред. 3.0 разработчики пошли по пути оптимизации и упрощения.
Теперь в новой Системе для настройки прав пользователей используются только полномочия, а на документы получают права те сотрудники, которые участвовали в обработке этих самых документов.
Таким образом, настройка прав в «1С:Документооборот» ред. 3.0 стала более интуитивной.

Работа со скриптами
Скрипты используются программистами для реализации в Системе тех функциональных возможностей, которые были не предусмотрены разработчиками «1С:Документооборот» в качестве типового функционала. Также они позволяют закрыть индивидуальные потребности заказчика в случаях, когда типовые решения заказчику не подходят.
Для работы со скриптами в «1С:Документооборот» ред. 3.0 стало доступно централизованное хранилище скриптов - единое окно "Все скрипты". В данном хранилище программисты, производящие доработки теперь могут добавлять:

• собственные скрипты: например, для создания условий маршрутизации обработок, настройки автозаполнения файлов и прочего.
• скрипты схем обработки объектов: данные скрипты теперь можно добавлять один раз и использовать многократно в разных схемах обработки документов.

Рис.7. Все скрипты:

Электронный документооборот
«1С-ЭДО» – модуль, позволяющий работать с документами не только внутри вашей организации, но и обмениваться счетами-фактурами, УПД, накладными, актами, счетами и любыми другими документами с вашими контрагентами, подписывая данные документы электронной подписью.
Функционал модуля «1С-ЭДО» был достаточно ограничен в работе с «1С:Документооборот» ред. 2.1, но для повышения стабильности работы, поддержки новых возможностей и исправления ошибок в «1С:Документооборот» ред. 3.0 функционал ЭДО был существенным образом переработан, что теперь позволяет новой Системе не отставать от других конфигураций «1С», поддерживающих данный модуль.
Краткий список изменений на текущий момент включает в себя:

• Разграничение прав пользователей для работы с ЭДО, МЧД и настройки обмена ЭДО.
• Доступны новые интерфейсы ЭДО по аналогии с другими системами «1С»: Текущие дела ЭДО, карточка документа ЭДО и прочие.
• Действия, связанные с ЭДО (подписание ЭП, отправка, прием, отклонение и пр.), теперь выполняются из интерфейсов ЭДО, действуют только на объекты ЭДО, не меняя данных в документах «1С:Документооборота».
• Документы «1С:Документооборота» не хранят в себе данных, связанных с ЭДО, за исключением проекта исходящего документа ЭДО (файла).
• Настройки отправки по ЭДО перенесены в карточку вида документа «1С:Документооборота», теперь можно указать общие настройки для всех организаций и контрагентов по умолчанию.
• При отправке по ЭДО теперь можно, не меняя настроек, указать недостающие данные ЭДО (выбрать файл для отправки, указать вид документа, дату, сумму и пр.).
• Для создания документов «1С:Документооборота» вручную по входящим ЭДО теперь можно ограничить набор шаблонов документов, вручную связать входящий ЭДО с существующим документом «1С:Документооборота».
• Значительно расширены возможности автоматического создания документов по входящим ЭДО путем использования правил, аналогичных правилам интеграции с другими системами «1С».

Также стали доступны следующие возможности:

• отклонение исходящего документа ЭДО;
• получение новой версии отклоненного входящего ЭДО;
• аннулирование документов ЭДО;
• при сохранении файлов документов «1С:Документооборота» теперь можно сохранить данные связанных документов ЭДО.