Порядок в НСИ - порядок в учете!

В ходе своей хозяйственной деятельности компания создает базу контрагентов (клиентов и поставщиков), ведет реестр сотрудников, участвующих в работе, банков, в которых открыты расчетные счета, а также перечень номенклатуры товаров, работ, услуг, используемой в производстве. Кроме того, разрабатываются нормы, категории и классификаторы, необходимые для целей производства. В результате формируется пространство нормативно-справочной информации (НСИ).
Одной из ключевых проблем управления этим пространством является одновременное функционирование нескольких информационно-учетных систем в компании. Недостаток единого регламента работы со справочниками приводит к беспорядку в НСИ и вызывает такие проблемы, как:

• несогласованность данных в разных информационных системах;
• отсутствие или недостаточность структурированности информации;
• отсутствие единого подхода к наименованию позиций товаров, работ, услуг;
• неправильное/дублирующее отражение информации об объекте в различных базах данных;
• неправильные связи между справочниками и недостаточная структурированность иерархий;
• отсутствие единого подхода к обновлению и поддержанию НСИ в актуальном состоянии.

Все это вызывает несоответствие данных, усложняет поиск необходимой информации, затрудняет сопоставление данных вне систем для подготовки отчетности, снижает качество анализа и, как результат, удлиняет сроки подготовки отчетов, искажает оценку деятельности компании и приводит к несвоевременному принятию управленческих решений.

Справочники НСИ 1С:ERP
В системе 1С:ERP нормативно-справочная информация представлена в виде справочников, которые используются в работе большинством компаний в различных сферах деятельности.

Каждый из справочников содержит определенный набор элементов, которые в свою очередь уточняются/дополняются свойствами и характеристиками.
Например, справочник «Номенклатура» содержит информацию о товарах и услугах, которые предлагает организация. При этом каждый элемент справочника соответствует определенному Виду и обладает набором Свойств, по которым возможны отбор и группировка номенклатур в системных отчетах.

Справочник «Контрагенты» - информацию обо всех организациях и физических лицах, с которыми у компании есть деловые отношения

Справочник «Сотрудники» содержит информацию о работниках организации, их принадлежность к организации, структурному подразделению, должности.

Также справочники НСИ размещены в некоторых подсистемах 1С:ERP.
Например, справочник «Статьи движения денежных средств» подсистемы «Казначейство» содержит перечень статей, характеризирующих денежные потоки компании по видам деятельности.

НСИ подсистемы Производство нацелены на оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов производства на предприятии и содержат следующие справочники:

Также в 1С НСИ существуют и другие справочники, которые позволяют сохранять в информационной базе данные с одинаковой структурой и списочным форматом. В них можно добавлять информацию и редактировать её различными способами.
Основные справочники обеспечивают правильное оформление и заполнение документации по хозяйственной деятельностью. Вспомогательные справочники, в том числе те, что содержат информацию из общероссийских классификаторов, помогают находить и вводить данные, такие как адреса, сведения о банках, складах, торговых точках и другие данные.

Структура справочников 1С ERP
Справочники 1С ERP поддерживают иерархическую структуру. Например, справочник статей движения денежных средств включает в себя три группы:

Также, в зависимости от потребности бизнеса, справочники могут содержать многоуровневую иерархию.

Для справочника Номенклатура в 1С ERP реализована альтернатива многоуровневой иерархии при помощи справочника Видов номенклатуры и дополнительных реквизитов, таких как материал, цвет, размер, тех. характеристики и пр, что позволяет существенно сократить количество позиций справочника и, как следствие, влияет на быстродействие системы.

Элементы одного справочника могут находиться в подчинении у элементов или групп другого справочника. К примеру, если справочник «Кассы» подчинен справочнику «Организации», то при оформлении кассовых документов пользователю будет доступен выбор элементов справочника «Кассы» исключительно из тех, которые принадлежат данной организации, что избавляет от необходимости просматривать нерелевантные элементы.

Гибкая структура справочников облегчает поиск нужных элементов справочников и оптимизирует процесс заполнения первичных документов в системе.
Если в элементе справочника «Номенклатура» указан соответствующий элемент справочника «Сегменты номенклатуры», то при выборе сегмента в окне отбора номенклатуры система отобразит только те элементы справочника, в которых указан выбранный сегмент.

Взаимосвязанные справочники «Партнеры» и «Контрагенты» при активированной опции независимого учета этих категорий позволяют решать задачи разных видов учета. Справочник «Партнеры» предназначен исключительно для управленческого учета, и его данные не несут юридической нагрузки. Пользователь может задать любое название для Партнера, не указывая ИНН. При этом одному элементу справочника «Партнеры» может соответствовать множество контрагентов, которые не имеют юридической связи, но связаны с точки зрения управленческого учета.

Справочник «Контрагенты» используется в регламентированном учёте и организован на официальных данных о контрагентах, таких как наименование, адрес, ИНН, КПП.
В данном контексте справочники «Партнеры» и «Контрагенты» выполняют функции в различных областях учёта: управленческом и регламентированном.
Таким образом, можно сделать вывод, что справочники 1С:ERP обладают сложной структурой, и при отсутствии системного подхода к организации хранимых данных, их взаимосвязям и иерархии, они могут стать не инструментом для помощи и автоматизации работы, а деструктивным средством.

Цели и задачи НСИ в 1С:ERP
Создание единого информационного пространства является задачей для любого бизнеса, независимо от того, является ли он крупной корпорацией или небольшой компанией. Это связано с тем, что требования к унификации НСИ универсальны и не зависят от размеров и структуры организации.
В связи с этим внедрение модуля НСИ в 1С:ERP ориентировано на достижение следующих целей:

• отображение данных в справочниках в соответствии с потребностями бизнеса;
• унификация справочников для удовлетворения запросов различных бизнес-направлений;
• обеспечение быстрого и удобного поиска, добавления, изменения и удаления записей в справочниках;
• разграничение прав доступа к справочникам и полям элементов справочника для различных групп пользователей;
• обеспечение правильного и единообразного заполнения различных документов и учетных форм;
• автоматизация процесса заполнения документов;
• повышение эффективности работы;
• снижение вероятности ошибок при заполнении системных документов;
• возможность поддержки полноценной иерархии справочника как на уровне элементов, так и на уровне групп элементов;
• гибкость инструмента НСИ при внедрении новых бизнес-процессов и при изменении законодательства.

Кроме того, справочники подсистемы НСИ 1С:ERP позволяют «разгрузить» аналитические разрезы, используемые в регламентированном учете. Гибкие механизмы настройки и сопоставления аналитических разрезов между учетными системами, между видами учета предоставляют пользователю системы мощный инструмент для подготовки, управления и анализа важных аспектов хозяйственной деятельности.
В этой связи крайне важно при внедрении модуля НСИ 1С:ERP осуществить нормализацию справочников в их текущем состоянии, а также разработать методы и принципы управления НСИ. Эффективно организованная система НСИ является основой для успешного внедрения 1С. Для этих целей в линейке продуктов 1С разработаны системы, позволяющие управлять НСИ: подсистема Управление мастер-данными 1С ERP:УХ, 1С:MDM Управление НСИ.