Ознакомление сотрудников организации с расчетными листками соблюдение ст. 136 ТК РФ.

Name: Axelsoft
Address: Остаповский проезд 5/1 ст.1, Москва, 109316
Telephone: +7 (499) 322-39-20

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан извещать каждого работника в письменной форме о составных частях его заработной платы и иных выплатах. Такое извещение оформляется в виде расчетного листка.

Заказать звонок

ТГ-канал ГК Axelsoft по вопросам кадрового учета и расчета зарплаты в 1С

ОНЛАЙН-КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ ПО КАДРОВОМУ УЧЕТУ

Свежие новости трудового законодательства, статьи по сложным вопросам учета и консультации от наших аналитиков

Узнать подробнее

Трудовым законодательством не установлен порядок выдачи работникам расчетных листков при выплате заработной платы (в т. ч. при ее перечислении на банковскую карту). Порядок извещения работников работодатель определяет самостоятельно и закрепляет его в ЛНА либо в трудовом или коллективном договоре.

При этом выдавать сотрудникам расчетные листки именно в бумажном виде необязательно. Работодатель вправе направлять их работникам в электронном виде (например, рассылать по электронной почте).

Программа «1С: Зарплата и управление персоналом» позволяет сделать такую рассылку, так как расчетный листок, это обычный отчет. В программе есть функциональность рассылки отчетов (раздел «Администрирование» - «Печатные формы, отчеты и обработки») (Рис. 1).

Рисунок 1. Настройка рассылки расчетных листков в программе 1С: ЗУП

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте – современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.

Также есть несколько нюансов:

Защита персональных данных работников. Как контролировать доступ к персональным данным в 1С?
Как проконтролировать что сотрудник получил расчетный листок (ведь сотрудник может указать не свою почту, забыть пароль от почты, не найдет письмо при попадании в спам и т.п).

Ведь если работодатель не выдаст сотруднику расчетный листок, Роструд может оштрафовать его на сумму до 50 000 руб. При этом штраф руководитель вправе взыскать с бухгалтера, ответственного за выдачу заработной платы (ст. 238 ТК).

Позиции органов относительно рассылки расчетных листков:

ФСБ, например, категорически запрещает передавать расчетные листки по электронной почте, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации). Передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализация антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.
В письме Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 высказано мнение о том, что расчетные листки в электронной форме работодатели могут рассылать работникам, только если у них ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО). Однако в Трудовом кодексе РФ нет запрета на применение электронных расчетных листков работодателями, которые не перешли на КЭДО.
Судебная практика подтверждает правомерность применения способа отправки на электронную почту извещения работников о составных частях их заработной платы. Например, судьи не признают нарушением рассылку расчетных листков по электронной почте (см. определение Шестого КСОЮ от от 15.05.2025 № 88-6614/2025, апелляционные определения Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/2017, Самарского областного суда от 21.05.2015 № 33-5328/2015, определения Московского городского суда от 18.07.2011 по делу № 33-22203, от 24.05.2011 по делу № 33-15061).

Рассылка расчетных листков через сервис «1С: Кабинет сотрудника»

Отталкиваясь от позиции Минтруда, если у работодателя используется кадровый электронный документооборот (КЭДО) и расчетные листки включены в перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, то работодатель может рассылать работникам расчетные листки через информационную систему, применяемую для КЭДО. Это обеспечит более полное соблюдение требований законодательства, чем рассылка через почту.
Одной из систем для организации КЭДО является сервис «1С: Кабинет сотрудника». Сервис встроен в программу 1С и с его помощью можно существенно упростить процедуру передачи сотрудникам расчетных листков.
Сотрудник получает расчетный листок в своём приложении «1С: Кабинет сотрудника» и подписывает его своей электронной подписью. Доступ к данным – по личному паролю. Информация о том, кто подписал расчетный лист, а также дата подписи расчетного листка, доступны в программе 1С.
Рассмотрим, как рассылка расчетных листков будет происходить при использовании сервиса «1С: Кабинет сотрудника».
В сервисе в разделе «Расчетные листки» выбираем месяц, за который нужны расчетные листки, и нажимаем кнопку «Опубликовать» (Рис. 2).

Рисунок 2. «Публикация расчетных листков через сервис 1С: Кабинет сотрудника»

Теперь работник сможет зайти в свой кабинет и ознакомиться с данными расчетного листа. Сотрудник видит опубликованные расчетные листы в своем личном кабинете в разделе «Документы». По умолчанию выводится последний расчетный лист, но можно посмотреть архив за предыдущие месяцы (Рис. 3).

Рисунок 3. Расчетный листок в сервисе «1С: Кабинет сотрудника»

Можно получить вариант расчетного листа, предназначенный для печати. Его необязательно распечатывать, но в нем отображается более подробная информация и его можно сохранить на своем смартфоне или компьютере в виде PDF-файла (Рис. 4).

Рисунок 4. Вариант расчетного листа, предназначенный для печати

В случае изменений в расчетах, либо по просьбе работника (например, если был перерасчет заработной платы или сотрудник случайно удалил расчетный листок в личном кабинете) можно повторно опубликовать данные в сервисе (Рис. 5).

Рисунок 5. Повторная публикация расчетных листков

В учетной системе «1С: ЗУП» кадровый сотрудник может посмотреть, кто из сотрудников ознакомился с расчетными листками.
Для этого из раздела «Расчетные листки» нужно перейти по гиперссылке «Расширенные возможности публикации расчетных листков» (Рис. 2). В открывшемся окне выбрать месяц, за который опубликованы листки – напротив ознакомившихся сотрудников будет стоять галочка (Рис. 6).

Рисунок 6. Отметка об ознакомлении с расчетным листком в 1С

Таким образом, выдача работникам расчетных листков является не правом, а обязанностью работодателя. Порядок извещения в организации определяется и закрепляется в ЛНА либо в трудовом или коллективном договоре. Работодатель вправе направлять расчетные листки работникам в электронном виде по электронной почте или организовать их отправку с помощью системы кадрового электронного документооборота.

Оставить заявку
на консультацию!