Как правильно оформить больничный лист во время отпуска сотрудника

В данной статье рассмотрим продление и перерасчет отпуска в случае, если сотрудник в отпуске заболел.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 для исправления периода отпуска в случае его пересечения с документом «Больничный лист» предусмотрено два способа:

1. Автоматическое создание документа исправления отпуска по ссылке из больничного листа.
2. Сторнирование отпускных в документе "Больничный лист".

В программе за работу первого или второго способа отвечает галочка в настройках "Расчета зарплаты" (см. рисунок 1). Если она не установлена, то документ исправление отпуска создается из документа "Больничный лист". И сторнирование отпускных происходит в документе исправление отпуска.
Если галочка установлена, то сторнирование отпускных происходит в документе "Больничный лист". В статье на примерах разберем оба способа исправления.

Первый вариант настройки, если галка "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов" не установлена.
Сотрудница Орлова Е.Н. пошла в отпуск с 17.10.24 по 30.10.2024 на 14 календарных дня (см. рисунок 2).
Начислено 26 279,82 руб. и исчислен НДФЛ 3 416

Сумма отпускных была выплачена 15.10.2024 (см. рисунок 3)

Сотрудница в отпуске заболела и принесла 1.11.24 Больничный лист на 9 дней (с 22.10.2024 по 30.10.24). Создаем в программе Больничный лист на этот период (см. рисунок 4).

В документе "Больничный лист" появляется надпись о том, что требуется продлить или пересчитать отпуск. Нажимаем на ссылку "Исправить Отпуск", и программа предлагает продлить отпуск (см. рисунок 5). Выходит уведомление, будем ли мы продлевать отпуск. Нажимаем "Да".

После чего программа создает документ исправление отпуска, переносит дату окончания отпуска на 9 дней и внизу выдает об этом сообщение пользователю. Также в документе происходит перерасчет начисленной суммы отпускных. (см. рисунок 6)

Далее возвращаемся в документ "Больничный лист" и рассчитываем его. В документе рассчитываются суммы только по больничному листу (см. рисунок 7).

Теперь установим в настройках расчета зарплаты галку "Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов".
По сотруднице Громова введем Отпуск на период с 17.10 по 30.10 (см. рисунок 8).
Начислено 31 245,2 руб. и исчислен НДФЛ 4 062.

Выплатим отпускные (см. рисунок 9)

Далее введем документ «Больничный лист» (см. рисунок 10). При вводе происходит сторнирование отпускных за период с 22.10 по 30.10, это как раз период больничного листа.

Далее, чтобы продлить отпуск на количество дней больничного листа, необходимо зайти в исходный документ "Отпуск" и ввести исправление по ссылке "Исправить" (см. рисунок 11)

Дату окончания отпуска продлеваем на количество дней Больничного, соответственно по 9.11.24 (см. рисунок 12).

При этом в документе исправление отпуска сумма начислено равна сумме в исходном документе отпуска, а также возникает перерасчет отпускных за период до больничного листа (с 17.10 по 21.10).
Таким образом, в документе "Больничный лист" сумма перерасчета равна -20 086,20 (за период с 22.10 по 30.10), а в документе исправление отпуска сумма перерасчета равна -11 159 ( за период с 17.10 по 21.10). Общая сумма перерасчета - 31 245,2. По итогу сумма отпускных равна сумме перерасчета.
Преимущество первого способа в том, что при исправлении не возникают к выплате отрицательные суммы и отрицательный НДФЛ в документе исправление отпуска. Сумма начисления равна сумме перерасчета и НДФЛ нулевой. Продляется только период.
Во втором случае в документе "Больничный" возникает отрицательная сумма к выплате, отрицательный НДФЛ и корректировка выплаты. При любых условиях это практически всегда отрицательная сумма, потому что за счет работодателя начисляется пособие в программе только за три дня. Ситуация выравнивается после введения документа исправление отпуска, в котором вытесняется часть отпуска до периода больничного, а общая сумма начисления равна сумме в исходном документе "Отпуск".
Какой из способов выбрать для работы и ведения учета в программе решает пользователь. Программа поддерживает два способа, описанные в статье, которые можно применить для перерасчета отпускных и продления отпуска в случае, если сотрудник заболел в отпуске.