Резервы по оплате труда

Данная статья посвящена теме резервов на оплату труда. В ней будут рассмотрены не только обязательные настройки для начисления резервов в программе 1С: ЗУП ред. 3.1, но и возможные ошибки пользователей при учете резервов.
Итак, сначала вспомним, что учёт резервов – опциональный. Функционал включается в разделе "Настройка – Расчет зарплаты", флаг "Использовать резервы по оплате труда" (см. рис. 1).

Настраивается учет резервов через учетную политику организации. Осуществляется переход в список настроек учета и расчета резервов (см. рис. 2).

В настройках расчета резервов по оплате труда указываем Вид резерва, Расчетный год, Метод начисления (МСФО или Нормативный) и Виды отпусков, под которые будет формироваться резерв. С 2023 года в программе реализован новым механизм, он позволяет создавать резерв не только под отпуска, но и под годовую премию и вознаграждения за выслугу лет (см. рис. 3).

В табличной части необходимо проставить настройку как для бухгалтерского, так и для налогового учета. Для бухгалтерского учета мы можем выбирать следующие методы начисления:

1. Нормативный;
2. Метод МСФО.

Для налогового учета можно выбирать налоговый учет. Но если для бухгалтерского учета мы выбираем метод МСФО, то он нам будет доступен и в налоговом учете.
На каждый год необходимо создавать новую настройку резерва по оплате труда, даже если ничего не изменилось по сравнению с прошлым годом. Но при этом в поле Резерв каждый год выбираем одно и тоже значение. Обычно это предопределенный вид резерва: Резерв ежегодных отпусков (см. рис. 4).

Кроме того, можно создавать резерв под годовую премию. Немного коснёмся настроек этого вида резерва, так как существуют отличия от настроек на резерв отпусков. После уже будем рассматривать только начисления по резервам на отпуска, так как мало компаний создает резерв под премию и практически все ведут учет резервов отпусков.
Основное отличие в том, что вид резерва для годовой премии новый на каждый год (см. рис. 5).

Также мы можем управлять списком начислений, которые будут формировать резерв и которые будут списываться потом за счет этого резерва. В табличной части не виды отпусков, а виды расчета (см. рис. 6).

Для начисления Резерва на годовую премию каждый месяц вводится документ «Резервы по оплате труда» с типом Начисление. В строке "Резерв" надо выбрать настройку премии, которую ранее создали.
Чтобы годовая премия списывалась за счет резерва, должны быть соблюдены условия:

1. Премия начислено в следующем году;
2. На следующий год создана настройка хотя бы для одного вида резерва.

Теперь более подробно рассмотрим создание резерва для отпусков.
Для начисления Резерва на отпуска также как и для премии каждый месяц вводится документ «Резервы по оплате труда» с типом Начисление. В строке "Резерв" надо выбрать предопределенный вид резерва: Резерв ежегодных отпусков.
Также есть и другие типы документа «Резервы по оплате труда»: инвентаризация, списание и корректировка (см. рис. 7).

Документ «Резервы по оплате труда» с типом Начисление вводится ежемесячно после документа «Отражение зарплаты в бухучете».
Порядок проведения документов следующий:

1. Начисление зарплаты и взносов;
2. Отражение зарплаты в бухучете;
3. Резерв по оплате труда (начисление).

После заполнения документа нельзя править вручную вкладку Обязательства и резервы (Сводно), так как потом у всех сотрудников будет сумма накоплено неверная, потому что программа раскидывает разницу на всех сотрудников.
При расчете резерва по взносам (вкладка Взносы) эффективная ставка взносов определяется по данным с начала года (учитываются только доходы, входящие в базу среднего заработка) (см. рис. 8).

• Сумма взносов с начала года / сумма доходов с начала года
• Сумма резерва (Зачтено) = Исчислено – Накоплено

Теперь рассмотрим для чего нужен документ «Резервы по оплате труда» с типом Инвентаризация.
Обычно Инвентаризацию проводят в конце года после начисления Резервов за декабрь. Для Инвентаризации резервов вносится документ «Резервы по оплате труда» с типом Инвентаризация (см. рис. 9).

Смысл проведения инвентаризации документа "Резервы по оплате труда" с видом операции «Инвентаризация» — это получение на конец периода сальдо по кредиту счета 96 в размере суммы, совпадающей с суммой, которую бы организация выплатила своим сотрудникам, если бы они уволились в конце месяца.
Инвентаризация всегда проводится по методу МСФО. Поэтому, если организация начисляла резервы по методу МСФО, при инвентаризации закладка Обязательства и резервы (сводно) не заполниться (см. рис. 10). И это не ошибка, а правильное поведение программы. Документ в этом случае можно не сохранять.

Также с 2024 года произошли изменения в проводках по Инвентаризации. Эти изменения представлены в таблице.



По уволенным сотрудникам резервы списываются автоматически в месяце увольнения (как и раньше) документом "Резервы на оплату труда" с видом операции "Начисление".
Но если необходимо принудительно провести списание или остатки резерва по уволенным зависли в следствии ошибок в ведении учета, то можно ввести документ с типом "Списание". В документе возможно автоматическое заполнение, можно списать резервы по уволенным сотрудникам или переведенным (см. рис. 11).

И последний тип документа «Резервы по оплате труда» Корректировка применяется, например, в случае, если нужно внести остатки по резервам на начало года при начале ведения резервов в программе (см. рис. 12).

В учете резервов используются регистры «Оценочные обязательства» и "Оценочные обязательства по сотрудникам".
В регистре «Оценочные обязательства» представлены сводные данные без детализации по сотрудникам. А в регистре «Оценочные обязательства по сотрудникам" — данные с детализацией по каждому сотруднику.

Для анализа сумм резервов в программе есть два Отчета (меню Зарплата — Отчеты по зарплате) (см. рис. 13):

1. «Остатки и обороты резервов по оплате труда», в который выводятся данные на основании регистра «Оценочные обязательства».
2. «Резервы по оплате труда по сотрудникам», в который выводятся данные из регистра «Оценочные обязательства по сотрудникам».

Остаток на конец периода в двух отчетах должен совпадать (см. рис. 14).

Начисление, списание и инвентаризацию резервов мы рассмотрели. Теперь посмотрим, как в программе осуществляется использование накопленного резерва.
Использование резервов на отпуска происходит следующим образом:

1. Регистрация документа списания: отпуск или увольнение. Например, сотрудник взял отпуск в декабре (см. рис. 15).

2. Формирование документа "Отражение зарплаты в бухучете".
При заполнении документа «Отражение зарплаты в бухучете» в случае, если был Отпуск у сотрудника или увольнение, заполнится закладка Выплата за счет резерва. В нашем примере по сотруднику был веден отпуск, поэтому на закладке Выплата за счет резерва мы видим по нему строчку (см. рис. 16).

В заключении обозначим какие ошибки и из-за каких действий могут возникнуть в учете по резервам отпусков.
Ошибки в учете по резервам в основном связаны:

1. С нарушением последовательности ввода документов. Если ввести документ «Резервы по оплате труда», а потом «Отражение зарплаты в бухучете». При этом неверно будут начислены и списаны суммы резерва;
2. С тем, что в заполненном документе «Резервы по оплате труда» пользователь отредактировал суммы только на закладке Обязательства и резервы (сводно). В этом случае возникнет разница в регистрах – "Оценочные обязательства" и "Оценочные обязательства по сотрудникам" и сумма начислено в документе будет формироваться неверно.

Итак, по резервам на отпуска нужно ежегодно создавать новую настройку, а для резерва на премии и вознаграждения каждый год новый вид резерва, соответствующий этому году, и новую настройку. Вводить документы нужно последовательно и стараться ничего не корректировать вручную, иначе могут возникнуть ошибки в суммах накопленного резерва по сотрудникам.