Работодатель оплатил командировочные расходы — как их отразить в отчетности

В письме от 15.05.2025 № 03-15-05/47702 Минфин разъяснил, как отразить командировочные расходы в расчете по страховым взносам, если организация сама приобрела проездные документы для работников и оплатила гостиницу. В письме отмечается, что в расчете по страховым взносам отражаются все выплаты в пользу работников, включенные в объект обложения страховых взносов, в том числе суммы в виде оплаты организацией расходов на командировки работников.
Суммы расходов на командировки работников отражаются организацией в соответствующих строках РСВ независимо от порядка осуществления самих командировочных расходов:

• в строке 030 «Сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлиц в соответствии со ст. 420 НК РФ» подраздела 1 раздела 1;
• в строке 040 «Сумма, не подлежащая обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ» подраздела 1 раздела 1;
• в строке 050 «База для исчисления страховых взносов» подраздела 1 раздела 1 указывается разница строк 030-040;
• в графе 140 «Сумма выплат и иных вознаграждений» подраздела 3.2.1 раздела 3;
• по строке 150 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» подраздела 3.2.1 раздела 3 отражается база для исчисления взносов по конкретному сотруднику. Она представляет собой разницу суммы из графы 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 и суммы командировочных расходов этого сотрудника.

Чтобы в программе 1С: ЗУП командировочные расходы, оплаченные работодателем, попали в РСВ, их нужно зарегистрировать как натуральный доход. Для регистрации натурального дохода необходимо, чтобы в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» – «Расчет зарплаты» – ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» – закладка «Прочие начисления») был установлен флажок «Регистрируются натуральные доходы» (Рис. 1).

Данное начисление не будет выплачиваться сотруднику на руки, но попадет в соответствующий раздел отчетов по заработной плате. Кроме того, бухгалтерские проводки по такому начислению не формируются.
Далее необходимо создать новый вид начисления «Командировочные расходы» для регистрации сумм, которые оплатила организация за сотрудника (раздел «Настройка» – «Начисления»).
На закладке «Основное» (Рис. 2):

1. В разделе «Назначение и порядок расчета» в поле «Назначение начисления» должно быть установлено значение «Доход в натуральной форме».
2. В поле «Начисление выполняется» указать значение «По отдельному документу» (такое начисление будет выполняться только по отдельному документу «Доход в натуральной форме» до окончательного расчета зарплаты);
3. В разделе «Расчет и показатели» переключатель «Результат вводится фиксированной суммой».

На закладке «Налоги, взносы, бухучет» (Рис. 3):

1. В разделе «НДФЛ» установите переключатель в положение не облагается;
2. Поле «Строка Раздела 2 Расчета 6-НДФЛ» заполнять не нужно. Доходы, не подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц на основании ст. 217 НК РФ, не отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ;

В разделе «Страховые взносы» необходимо выбрать значение – «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».

Начисление суточных в программе осуществляется документом «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата» – «Натуральные доходы»). Реквизит «Дата получения дохода» в документе определяет дату дохода для целей учета НДФЛ и должно быть равно последнему числу месяца, в котором утвержден авансовый отчет (Рис. 4).

После проведения документа «Доход в натуральной форме», оплата командировочных расходов, которая не облагается страховыми взносами, автоматически отражается в РСВ (Рис. 5 и Рис. 6).